Cách xây dựng thói quen quản lý tài chính gia đình bền vững

Về bản chất, gia đình cần hình thành một vòng lặp: ghi nhận → kiểm tra → đối chiếu với kế hoạch → điều chỉnh → lặp lại. CFPB cũng xem việc theo dõi thu nhập, hóa đơn và quyết định chi tiêu là những thành phần thực tế của quản lý tiền bạc.

Muốn duy trì lâu dài, mục tiêu không nên là xây dựng một hệ thống tài chính thật chi tiết ngay từ đầu. Mục tiêu nên là tạo một hệ thống mà gia đình vẫn có thể thực hiện trong những tuần bận rộn, khi thu nhập biến động hoặc khi động lực theo dõi tiền bạc giảm xuống.

Bắt đầu bằng một quy trình tài chính đủ đơn giản để lặp lại

Một trong những nguyên nhân khiến việc theo dõi tài chính nhanh chóng bị bỏ dở là hệ thống ban đầu đòi hỏi quá nhiều thao tác: ghi từng giao dịch, chia quá nhiều nhóm chi tiêu, cập nhật nhiều bảng tính và kiểm tra nhiều chỉ số.

Chi tiết hơn không đồng nghĩa với bền vững hơn.

CFPB gợi ý rằng nếu việc ghi nhận chi tiêu tạo cảm giác quá tải, người dùng có thể bắt đầu ở phạm vi nhỏ, chẳng hạn xem lại chi tiêu từng tuần thông qua hóa đơn hoặc tài khoản thanh toán.

Đối với một gia đình mới xây dựng thói quen, bộ dữ liệu tối thiểu có thể chỉ gồm:

·         Tổng thu nhập thực nhận

·         Chi phí cố định

·         Chi phí sinh hoạt biến đổi

·         Khoản tiết kiệm

·         Khoản trả nợ nếu có

·         Số tiền còn lại

Gia đình chỉ nên bổ sung thêm danh mục khi thông tin mới thực sự giúp đưa ra quyết định.

Chẳng hạn, nếu tổng chi phí ăn uống liên tục vượt kế hoạch nhưng một danh mục chung không cho biết nguyên nhân, lúc đó có thể tách thành đi chợ, ăn ngoài và đặt đồ ăn. Ngược lại, việc chia nhỏ hàng chục nhóm ngay từ đầu chỉ làm tăng công sức duy trì mà chưa chắc tạo thêm giá trị.

Nguyên tắc là: chỉ thu thập dữ liệu mà gia đình sẽ sử dụng để hành động.

Gắn việc theo dõi tài chính với một thời điểm cố định

Ý định kiểu “khi nào rảnh sẽ kiểm tra tài chính” có một điểm yếu lớn: không có tín hiệu rõ ràng để bắt đầu hành động.

Nghiên cứu về hình thành thói quen cho thấy việc lặp lại một hành vi trong bối cảnh ổn định làm mức độ tự động của hành vi tăng dần theo thời gian. Vì vậy, thay vì chỉ đặt mục tiêu “theo dõi tài chính thường xuyên”, gia đình nên xác định một tín hiệu cụ thể.

Ví dụ:

·         Tối Chủ nhật kiểm tra các giao dịch trong tuần

·         Ngày nhận lương cập nhật thu nhập và khoản tiết kiệm

·         Ngày cuối tháng đối chiếu kế hoạch với thực tế

·         Sau khi thanh toán hóa đơn cố định kiểm tra số tiền còn có thể sử dụng

Khi cùng một tín hiệu liên tục dẫn đến cùng một hành động, việc bắt đầu trở nên ít phụ thuộc hơn vào trí nhớ hoặc cảm hứng.

Điều này cũng giúp tránh một hiểu lầm phổ biến: xây dựng thói quen không nhất thiết có nghĩa là phải kiểm tra tài chính mỗi ngày. Tần suất thích hợp phụ thuộc vào loại thông tin cần quản lý.

Các khoản chi tiêu hằng ngày có thể được ứng dụng hoặc tài khoản ngân hàng ghi nhận tự động, trong khi gia đình chỉ cần dành một phiên ngắn mỗi tuần để rà soát. Những quyết định lớn hơn như đánh giá ngân sách hoặc thay đổi mục tiêu tiết kiệm có thể được xử lý theo tháng.

Quan trọng nhất là nhịp kiểm tra đủ đều để phát hiện vấn đề trước khi chúng tích tụ.

Tách ghi nhận giao dịch khỏi việc ra quyết định tài chính

Một hệ thống dễ duy trì nên phân biệt hai hoạt động khác nhau: thu thập thông tin và đánh giá thông tin.

Nếu mỗi lần mua một món đồ đều phải mở bảng ngân sách, phân tích danh mục và tính lại kế hoạch tháng, chi phí hành vi sẽ rất cao. Gia đình dễ cảm thấy việc quản lý tiền là một nhiệm vụ liên tục.

Một quy trình nhẹ hơn là để dữ liệu được ghi nhận càng tự động càng tốt, sau đó xử lý chúng theo phiên.

Ghi nhận với ít thao tác nhất

Có thể sử dụng lịch sử tài khoản ngân hàng, ứng dụng, bảng tính hoặc phương pháp ghi chép phù hợp với gia đình. Công cụ không phải yếu tố quyết định; điều quan trọng là tránh phải nhập cùng một dữ liệu nhiều lần.

CFPB cũng đưa ra các công cụ theo dõi chi tiêu và đề xuất tổng hợp hóa đơn hoặc giao dịch theo tuần hoặc tháng để đánh giá dòng tiền.

Nếu gia đình chủ yếu sử dụng thanh toán điện tử, việc nhập thủ công từng giao dịch có thể không cần thiết. Chỉ những giao dịch tiền mặt hoặc khoản khó nhận diện mới cần bổ sung.

Đánh giá theo một bộ câu hỏi cố định

Thay vì nhìn vào hàng loạt con số rồi không biết phải làm gì, mỗi phiên kiểm tra có thể trả lời một vài câu hỏi:

·         Chi tiêu thực tế đang lệch kế hoạch ở đâu?

·         Có hóa đơn hoặc nghĩa vụ tài chính nào sắp đến hạn?

·         Khoản chi bất thường nào cần xử lý?

·         Mức tiết kiệm đã thực hiện đúng kế hoạch chưa?

·         Có điều gì cần điều chỉnh cho tuần hoặc tháng tiếp theo?

Nhờ đó, việc theo dõi không dừng ở “biết mình đã tiêu bao nhiêu”, mà chuyển thành thông tin phục vụ quyết định.

Dùng tự động hóa để giảm số lần phải dựa vào ý chí

Một thói quen càng yêu cầu nhiều quyết định chủ động thì càng dễ bị gián đoạn.

Vì vậy, những phần có quy tắc ổn định nên được tự động hóa khi điều kiện tài chính và dịch vụ đang sử dụng cho phép. Ví dụ, gia đình có thể thiết lập chuyển tiền định kỳ sang tài khoản tiết kiệm hoặc sử dụng quy tắc tiết kiệm gắn với ngày nhận thu nhập.

Nghiên cứu của CFPB về các ứng dụng tiết kiệm đã xem xét nhiều quy tắc tự động, trong đó có tiết kiệm vào mỗi kỳ nhận lương hoặc dựa trên các giao dịch mua sắm.

Tuy nhiên, tự động hóa không đồng nghĩa với ngừng kiểm tra.

Một khoản chuyển tiền tự động phù hợp trong tháng này có thể trở nên quá cao khi thu nhập giảm hoặc xuất hiện chi phí bất thường. Vì vậy, cách vận hành bền vững là:

Tự động hóa việc thực hiện, nhưng định kỳ kiểm tra xem quy tắc còn phù hợp hay không.

Điều tương tự áp dụng với thanh toán hóa đơn, phân loại giao dịch hoặc nhắc lịch. Mục tiêu của công nghệ là giảm những thao tác lặp lại, để thời gian kiểm tra tài chính được dành cho các quyết định thực sự cần suy nghĩ.

Thiết kế buổi kiểm tra tài chính gia đình thay vì chỉ “xem ngân sách”

Khi tài chính liên quan đến nhiều thành viên, một bảng chi tiêu chính xác vẫn chưa đủ. Gia đình còn cần một cơ chế để biến thông tin thành quyết định chung.

Một buổi kiểm tra định kỳ không cần dài. Nó chỉ cần đủ để những người có trách nhiệm tài chính cùng nhìn vào một phiên bản dữ liệu và thống nhất việc tiếp theo.

Có thể sử dụng trình tự:

1.    Kiểm tra số dư và nghĩa vụ thanh toán sắp tới

2.    Xem các khoản chi lớn hoặc bất thường

3.    So sánh thu nhập và chi tiêu với kế hoạch

4.    Kiểm tra tiến độ tiết kiệm hoặc trả nợ

5.    Chọn một vài điều chỉnh cho kỳ tiếp theo

Cách làm này tốt hơn việc chỉ trao đổi khi đã xuất hiện vấn đề tiền bạc, bởi lúc đó cuộc trò chuyện thường bị chi phối bởi một giao dịch hoặc sự kiện cụ thể.

Ngược lại, kiểm tra theo lịch biến trao đổi tài chính thành một hoạt động bình thường của gia đình.

Vai trò cũng cần rõ ràng. Một người có thể chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu, nhưng những quyết định ảnh hưởng tới ngân sách chung nên được trao đổi với những thành viên liên quan. Nếu trách nhiệm không rõ, mỗi người có thể nghĩ rằng người khác đang theo dõi và hệ thống dần bị bỏ quên.

Đo một vài chỉ số có khả năng dẫn tới hành động

Theo dõi tài chính không có nghĩa là phải quan sát mọi con số có thể tính được.

Một hệ thống bền vững nên tập trung vào số liệu phản ánh những câu hỏi thực tế của gia đình. Ví dụ:

·         Thu nhập thực nhận trong kỳ

·         Tổng chi tiêu

·         Chi phí cố định

·         Chi phí biến đổi

·         Số tiền tiết kiệm

·         Nghĩa vụ nợ cần thanh toán

·         Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế

Một ngân sách về cơ bản giúp thể hiện gia đình kiếm được bao nhiêu và đang sử dụng tiền như thế nào. Do đó, giá trị của số liệu nằm ở khả năng cho thấy tiền đang đi đâu và liệu cách phân bổ đó có còn phù hợp với mục tiêu hay không.

Không nên biến một tỷ lệ ngân sách phổ biến thành quy tắc bắt buộc cho mọi gia đình. Chi phí nhà ở, số người phụ thuộc, mức thu nhập, nghĩa vụ nợ và tính ổn định của dòng tiền có thể khiến cơ cấu chi tiêu phù hợp của mỗi hộ rất khác nhau.

Thay vì hỏi “tỷ lệ của gia đình có giống một công thức chuẩn không?”, câu hỏi hữu ích hơn thường là:

So với chính kế hoạch và khả năng tài chính của gia đình, xu hướng hiện tại đang tốt lên hay xấu đi?

Đây cũng là lý do theo dõi theo thời gian có giá trị hơn một ảnh chụp tại một thời điểm.

Xây cơ chế quay lại sau khi thói quen bị gián đoạn

Một hệ thống tài chính chỉ được xem là bền vững khi nó có thể phục hồi sau những lần bỏ sót.

Gia đình có thể đi du lịch, bận công việc, có con nhỏ, thay đổi công việc hoặc trải qua một giai đoạn có quá nhiều giao dịch. Nếu quy tắc là “phải ghi chép hoàn hảo”, một lần bỏ vài tuần rất dễ biến thành việc bỏ hẳn hệ thống.

Nghiên cứu về hình thành thói quen cho thấy thời gian để một hành vi đạt mức tự động có thể khác nhau đáng kể giữa các cá nhân và hành vi. Nghiên cứu của Lally và cộng sự thường được nhắc tới với mức trung vị khoảng 66 ngày, nhưng mức dao động quan sát được rất rộng.

Vì vậy, không nên coi một mốc ngày cố định là thời hạn mà sau đó việc quản lý tài chính chắc chắn trở thành tự động.

Điều quan trọng hơn là khả năng lặp lại.

Khi bị gián đoạn, gia đình có thể sử dụng một quy trình phục hồi đơn giản:

·         Không cố nhập lại mọi giao dịch nhỏ nếu chi phí thực hiện quá lớn

·         Đối chiếu số dư hiện tại và các nghĩa vụ sắp tới trước

·         Tổng hợp lại những khoản chi lớn trong thời gian bỏ sót

·         Xác định trạng thái ngân sách hiện tại

·         Tiếp tục lịch kiểm tra thông thường từ kỳ kế tiếp

Cách tiếp cận này chấp nhận rằng sự không hoàn hảo là một phần bình thường của một hệ thống dài hạn.

Đồng thời, nếu việc theo dõi thường xuyên bị bỏ qua, nên xem đó là tín hiệu hệ thống cần được thiết kế lại thay vì đơn thuần kết luận rằng các thành viên thiếu kỷ luật.

Có thể giảm số danh mục, rút ngắn buổi kiểm tra, tự động hóa thêm một số thao tác hoặc chuyển lịch kiểm tra sang thời điểm dễ thực hiện hơn.

Một thói quen quản lý tài chính gia đình bền vững vì thế không phải hệ thống không bao giờ bị gián đoạn. Đó là hệ thống có chi phí duy trì thấp và có đường quay trở lại đủ dễ dàng sau mỗi lần gián đoạn.

Duy trì theo dõi tài chính gia đình lâu dài phụ thuộc ít vào động lực nhất thời và nhiều hơn vào cách thiết kế hành vi. Gia đình nên bắt đầu với lượng thông tin tối thiểu cần thiết, gắn việc kiểm tra với thời điểm cố định, tự động hóa những thao tác lặp lại và dành các phiên riêng để đánh giá dữ liệu cũng như ra quyết định.

Khi hệ thống trở nên quá nặng, giải pháp thường không phải cố gắng nhiều hơn mà là giảm ma sát. Khi hệ thống bị bỏ quên, mục tiêu không phải khôi phục một lịch sử hoàn hảo mà là nhanh chóng lấy lại trạng thái tài chính hiện tại và tiếp tục chu kỳ.

Theo thời gian, giá trị lớn nhất của việc theo dõi không nằm ở một bảng ngân sách đẹp hay dữ liệu chi tiêu tuyệt đối chính xác. Nó nằm ở khả năng giúp gia đình thường xuyên nhìn thấy tình hình tài chính, nhận biết sai lệch sớm và điều chỉnh trước khi những sai lệch nhỏ trở thành vấn đề lớn.

Cần theo dõi tài chính gia đình mỗi ngày không?

Không nhất thiết. Gia đình có thể để giao dịch được ghi nhận tự động và kiểm tra theo tuần, trong khi việc đánh giá ngân sách tổng thể được thực hiện theo tháng. Tần suất nên đủ thường xuyên để phát hiện vấn đề nhưng không tạo ra khối lượng công việc khiến thói quen khó duy trì.

Nếu bỏ ghi chép vài tuần thì có nên nhập lại toàn bộ giao dịch không?

Không phải lúc nào cũng cần. Ưu tiên xác định số dư hiện tại, nghĩa vụ sắp tới, các khoản chi lớn và trạng thái ngân sách. Sau đó tiếp tục chu kỳ theo dõi. Chỉ phục hồi dữ liệu lịch sử chi tiết nếu chúng thực sự cần cho một quyết định tài chính.

Bao lâu thì theo dõi tài chính trở thành thói quen?

Không có một số ngày cố định áp dụng cho tất cả mọi người. Nghiên cứu về hình thành thói quen cho thấy tốc độ tự động hóa hành vi khác nhau đáng kể tùy người và loại hành vi; việc lặp lại trong bối cảnh ổn định quan trọng hơn việc cố đạt một mốc thời gian cứng nhắc.

Làm sao biết hệ thống quản lý tài chính đang quá phức tạp?

Một dấu hiệu thực tế là gia đình liên tục trì hoãn cập nhật, mất nhiều thời gian để phân loại nhưng hiếm khi sử dụng dữ liệu đó để ra quyết định. Khi đó nên giảm danh mục, bỏ những chỉ số không tạo hành động và tự động hóa các thao tác lặp lại trước khi bổ sung thêm công cụ.