Cách quản lý dòng tiền gia đình theo tháng

Một ngân sách tháng về bản chất là kế hoạch xác định số tiền dự kiến nhận được, số tiền sẽ chi và số tiền sẽ dành lại. Consumer.gov cũng mô tả ngân sách là kế hoạch cho cách sử dụng tiền theo từng tháng.

Vì vậy, mục tiêu của quản lý dòng tiền không phải ép mọi tháng phải chi giống nhau, mà là tạo một hệ thống giúp gia đình trả lời được bốn câu hỏi: tháng này có bao nhiêu tiền thực nhận, tiền phải đi đâu, thời điểm nào cần tiền và cuối tháng còn lại bao nhiêu.

Bắt đầu từ dòng tiền thực tế của một tháng

Bước đầu tiên là ghi lại dòng tiền đang thực sự diễn ra thay vì lập ngay một ngân sách lý tưởng.

Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) hướng dẫn rằng trước khi xây dựng ngân sách dòng tiền, nên theo dõi thu nhập, nguồn tiền và chi phí trong ít nhất một tháng. Dữ liệu này tạo ra điểm xuất phát thực tế để gia đình biết mình đang sử dụng tiền như thế nào.

Có thể bắt đầu bằng công thức:

Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng Tổng tiền vào - Tổng tiền ra

Ví dụ, một gia đình bắt đầu tháng với 10 triệu đồng, nhận tổng cộng 35 triệu đồng và chi 32 triệu đồng thì:

10 35 - 32 = 13 triệu đồng

Số dư cuối tháng là 13 triệu đồng.

Tuy nhiên, con số này chỉ cho biết kết quả cuối cùng. Để quản lý được dòng tiền, cần ghi thêm ngày phát sinh.

Giả sử gia đình nhận lương 30 triệu đồng vào ngày 10 nhưng phải thanh toán 8 triệu đồng tiền nhà vào ngày 5. Xét cả tháng, thu nhập có thể đủ chi phí nhưng trong những ngày đầu tháng vẫn có nguy cơ thiếu tiền.

Do đó, bảng theo dõi tối thiểu nên có:

Theo dõi như vậy giúp phát hiện hai vấn đề khác nhau: thiếu tiền do tổng chi vượt tổng thu và thiếu tiền tạm thời do lịch thu – chi không khớp nhau.

Đây cũng là lý do chỉ nhìn tổng chi tiêu cuối tháng chưa đủ để quản lý dòng tiền gia đình.

Lập ngân sách tháng từ tiền thực nhận

Sau khi biết dòng tiền thực tế, bước tiếp theo là lập kế hoạch cho tháng mới.

Ngân sách nên bắt đầu từ thu nhập thực nhận mà gia đình có khả năng sử dụng, thay vì mức thu nhập danh nghĩa. Sau đó mới phân bổ số tiền này cho các nhóm chi phí, tiết kiệm và dự phòng.

MyMoney.gov khuyến nghị theo dõi thói quen chi tiêu, xây dựng ngân sách hoặc kế hoạch sử dụng tiền và gắn việc quản lý tiền với các mục tiêu tài chính ngắn hạn lẫn dài hạn.

Một cấu trúc đơn giản là:

Thu nhập thực nhận

- Chi phí thiết yếu

- Chi phí linh hoạt

- Khoản dành cho chi phí tương lai

- Tiền tiết kiệm/dự phòng

= Phần tiền còn có thể phân bổ

Điểm quan trọng là tổng số tiền được phân bổ không nên vượt quá nguồn tiền gia đình thực sự có.

Nếu thu nhập gia đình là 30 triệu đồng nhưng ngân sách dự kiến tổng cộng 33 triệu đồng, vấn đề không nằm ở cách ghi chép. Kế hoạch đó đang âm 3 triệu đồng ngay từ đầu và cần được điều chỉnh.

Khi thu nhập biến động, chẳng hạn gia đình phụ thuộc vào hoa hồng, kinh doanh hoặc công việc tự do, không nên lấy tháng có thu nhập cao nhất làm chuẩn chi tiêu cố định. Có thể lập ngân sách dựa trên mức thu nhập thận trọng hơn và phân bổ phần thu nhập vượt kế hoạch sau khi tiền thực sự về.

Ngân sách vì thế phải là một giới hạn vận hành, không chỉ là bản dự báo.

Chia khoản chi để biết tiền đang gây áp lực ở đâu

Nếu tất cả khoản chi đều nằm trong một nhóm “chi tiêu”, rất khó biết nên điều chỉnh khoản nào khi dòng tiền bắt đầu thiếu.

Có thể chia chúng thành ba nhóm chính.

Chi phí cố định

Đây là những khoản thường có giá trị hoặc lịch thanh toán tương đối ổn định, chẳng hạn:

·         Tiền thuê nhà hoặc khoản trả nhà

·         Học phí cố định

·         Phí dịch vụ định kỳ

·         Khoản trả nợ định kỳ

·         Một số loại bảo hiểm

Các khoản này ít linh hoạt trong ngắn hạn nên cần được ưu tiên khi lập lịch dòng tiền.

Chi phí biến đổi

Đây là những khoản thay đổi theo mức sử dụng hoặc hành vi của gia đình, chẳng hạn:

·         Thực phẩm

·         Điện nước

·         Đi lại

·         Ăn uống bên ngoài

·         Mua sắm

·         Giải trí

Đây thường là nhóm có khả năng điều chỉnh nhanh hơn nếu tháng đó xuất hiện thiếu hụt.

Chi phí không phát sinh hàng tháng

Đây là nhóm dễ làm ngân sách sai nhất.

Ví dụ một khoản bảo hiểm 12 triệu đồng chỉ đóng một lần mỗi năm có thể không xuất hiện trong 11 tháng còn lại. Nếu gia đình chỉ nhìn các khoản chi của từng tháng riêng biệt, tháng thanh toán bảo hiểm sẽ đột ngột phải gánh toàn bộ 12 triệu đồng.

Một cách xử lý là chia khoản tiền này theo thời gian:

12 triệu đồng ÷ 12 tháng = 1 triệu đồng/tháng

Mỗi tháng dành trước 1 triệu đồng vào một quỹ riêng. Đến kỳ thanh toán, tiền đã được tích lũy dần thay vì trở thành một cú sốc đối với dòng tiền.

Nguyên tắc tương tự có thể áp dụng cho học phí theo kỳ, bảo dưỡng phương tiện, sửa chữa nhà, du lịch hoặc những khoản lớn có khả năng dự báo trước.

Cân đối dòng tiền khi một tháng có nguy cơ bị âm

Khi dự báo số dư cuối tháng âm, việc đầu tiên cần làm không phải cắt mọi khoản chi như nhau.

Hãy xác định nguyên nhân thiếu hụt.

Nếu tổng chi lớn hơn tổng thu, gia đình đang có vấn đề về mức chi tiêu. Khi đó cần giảm hoặc hoãn những khoản có khả năng điều chỉnh, đồng thời xem xét lại các khoản chi cố định nếu tình trạng lặp lại nhiều tháng.

Nếu tổng thu vẫn lớn hơn tổng chi nhưng một thời điểm trong tháng bị âm, vấn đề nằm ở lịch dòng tiền. Giải pháp phù hợp hơn có thể là giữ số dư đệm từ tháng trước, điều chỉnh ngày thanh toán khi có thể hoặc thay đổi cách phân bổ tiền ngay sau ngày nhận thu nhập.

Thứ tự xử lý có thể là:

1.    Giữ đủ tiền cho các nghĩa vụ thiết yếu và khoản đến hạn

2.    Cắt hoặc hoãn chi tiêu linh hoạt chưa cần thiết

3.    Điều chỉnh các khoản tích lũy dành cho mục tiêu có thể trì hoãn nếu thực sự cần

4.    Kiểm tra nguyên nhân để tránh lặp lại trong tháng sau

Không nên xem thẻ tín dụng hoặc khoản vay mới như một phần thu nhập của tháng. Vay tiền có thể giải quyết thiếu hụt tiền mặt hiện tại nhưng đồng thời tạo thêm nghĩa vụ thanh toán trong tương lai, tức là chuyển áp lực từ tháng này sang tháng khác.

Một ngân sách hiệu quả vì thế không chỉ hỏi “tháng này có đủ tiền không?” mà còn phải hỏi “quyết định hôm nay tạo ra nghĩa vụ gì cho những tháng tiếp theo?”.

Tách quỹ dự phòng khỏi tiền chi tiêu hàng tháng

Dòng tiền tháng có thể cân bằng nhưng gia đình vẫn dễ tổn thương nếu toàn bộ số dư còn lại được coi là tiền có thể chi.

Quỹ dự phòng có chức năng khác với ngân sách sinh hoạt. CFPB định nghĩa quỹ khẩn cấp là khoản tiền mặt được dành riêng cho những hóa đơn hoặc tình huống bất ngờ không thuộc chi tiêu thường xuyên hàng tháng.

Ví dụ:

·         Mất hoặc giảm thu nhập

·         Chi phí y tế bất ngờ

·         Sửa chữa nhà

·         Sửa chữa phương tiện

·         Các sự cố lớn không nằm trong ngân sách thường xuyên

Về quy mô, không có một con số duy nhất phù hợp với mọi gia đình. Một tài liệu của CFPB sử dụng mốc tham khảo khoảng 3–6 tháng chi phí, trong khi FDIC từng khuyến nghị cân nhắc mục tiêu quỹ khẩn cấp tương đương ít nhất sáu tháng chi phí sinh hoạt.

Đây nên được xem là mốc tham khảo, không phải tỷ lệ bắt buộc. Gia đình có thu nhập rất ổn định, ít người phụ thuộc và nghĩa vụ tài chính thấp có thể có nhu cầu khác với gia đình chỉ có một nguồn thu nhập hoặc có nhiều người phụ thuộc.

Điều quan trọng hơn là xây quỹ bằng một khoản đóng góp đều đặn và tách nó khỏi số tiền dùng cho chi tiêu thông thường.

Ví dụ, thay vì đợi cuối tháng xem còn bao nhiêu mới tiết kiệm, gia đình có thể đưa khoản dành cho quỹ dự phòng vào kế hoạch ngay từ đầu tháng. FDIC cũng khuyến nghị xác định mục tiêu tiết kiệm, tìm các khoản chi không cần thiết có thể giảm và xây dựng cách tiết kiệm có hệ thống.

Chốt sổ cuối tháng và dùng dữ liệu cho tháng kế tiếp

Quản lý dòng tiền chỉ thực sự hoạt động khi có vòng lặp giữa kế hoạch – thực tế – điều chỉnh.

Cuối mỗi tháng, nên so sánh ít nhất bốn chỉ số:

Sau đó không chỉ ghi nhận chênh lệch mà phải tìm nguyên nhân.

Nếu thực phẩm vượt ngân sách một lần do gia đình có khách, đó có thể là ngoại lệ. Nếu vượt liên tục ba tháng, mức ngân sách ban đầu có thể không phản ánh đúng thực tế.

Nếu thu nhập thường xuyên thấp hơn kế hoạch, cần điều chỉnh giả định thu nhập thay vì liên tục bù phần thiếu bằng tiền tiết kiệm.

Nếu tháng nào cũng phát sinh một khoản “bất ngờ” tương tự, khoản đó có thể thực chất là chi phí định kỳ chưa được đưa vào ngân sách.

MyMoney.gov có tài liệu hướng dẫn sử dụng mức chi của tháng hiện tại để hỗ trợ xây dựng ngân sách cho tháng kế tiếp. CFPB cũng khuyến nghị cập nhật ngân sách khi công việc hoặc thói quen chi tiêu thay đổi.

Một chu kỳ quản lý có thể duy trì như sau:

1.    Đầu tháng ghi số dư hiện có và dự báo các khoản thu

2.    Lập lịch những khoản phải thanh toán

3.    Phân bổ tiền cho chi thiết yếu, chi linh hoạt, khoản tương lai và quỹ dự phòng

4.    Cập nhật tiền vào – tiền ra trong tháng

5.    Theo dõi số dư để phát hiện sớm thời điểm có thể thiếu tiền

6.    Cuối tháng đối chiếu kế hoạch với thực tế

7.    Dùng chênh lệch và nguyên nhân của tháng này để lập ngân sách tháng sau

Sau vài tháng, giá trị lớn nhất của hệ thống không nằm ở việc ghi được bao nhiêu giao dịch mà ở dữ liệu lịch sử. Gia đình bắt đầu nhận ra mức chi bình thường, những tháng có chi phí cao, khoản nào thường vượt kế hoạch và cần giữ bao nhiêu tiền để dòng tiền không bị gián đoạn.

Quản lý dòng tiền gia đình theo tháng hiệu quả nhất khi coi ngân sách là một hệ thống vận hành liên tục thay vì một bảng giới hạn chi tiêu. Hãy bắt đầu bằng dòng tiền thực tế, ghi cả số tiền lẫn thời điểm phát sinh, phân loại các khoản chi, dành trước tiền cho nghĩa vụ tương lai và quỹ dự phòng, sau đó chốt sổ để điều chỉnh tháng tiếp theo.

Một tháng có dòng tiền tốt không nhất thiết là tháng chi ít nhất. Đó là tháng gia đình biết rõ tiền đang ở đâu, các nghĩa vụ sắp tới đã được chuẩn bị và những quyết định chi tiêu hiện tại không tạo ra thiếu hụt khó kiểm soát về sau.