Cách quyết định chi tiêu ngoài kế hoạch

Khả năng chi thực sự phụ thuộc vào phần tiền còn lại sau giao dịch, các nghĩa vụ sắp đến, mức dự phòng cần duy trì và chi phí phát sinh nếu phải vay. Vì vậy, quyết định phù hợp không bắt đầu bằng câu hỏi “Có đủ tiền không?”, mà bằng câu hỏi rộng hơn: Nếu chi khoản này, tài chính gia đình sẽ ở trạng thái nào sau đó?

Quỹ dự phòng vốn được thiết kế cho những khoản chi không nằm trong chi tiêu thường xuyên, chẳng hạn sửa chữa nhà, xe, hóa đơn y tế hoặc suy giảm thu nhập. CFPB cũng phân biệt các khoản này với chi phí thường kỳ của gia đình. Điều đó cho thấy “ngoài kế hoạch” chưa đủ để kết luận nên hay không nên chi; trước tiên phải xác định bản chất của khoản tiền.

Trước tiên, xác định đây là nhu cầu cấp thiết hay chỉ là mong muốn phát sinh

Không phải khoản chi ngoài kế hoạch nào cũng là tình huống khẩn cấp. Một thiết bị thiết yếu bị hỏng, chi phí điều trị cần thanh toán hay một sửa chữa nhằm ngăn thiệt hại lớn hơn có bản chất khác với việc đổi điện thoại, nâng cấp nội thất hoặc mua một món đồ vì đang có ưu đãi.

Gia đình có thể kiểm tra khoản chi bằng ba câu hỏi:

1.    Nếu không chi ngay, hậu quả cụ thể là gì?

2.    Khoản chi có thể trì hoãn mà không làm chi phí hoặc rủi ro tăng đáng kể không?

3.    Đây là nhu cầu bảo vệ sức khỏe, an toàn, khả năng làm việc hoặc tài sản thiết yếu, hay chủ yếu nhằm tăng tiện nghi?

Nếu việc trì hoãn làm phát sinh tổn thất lớn hơn, khoản tiền có tính cấp thiết cao hơn. Chẳng hạn, sửa một vị trí rò nước trước khi nó gây hư hỏng diện rộng khác hoàn toàn với cải tạo căn phòng chỉ vì muốn đẹp hơn.

Ngược lại, cảm giác “cần mua ngay” đôi khi được tạo ra bởi khuyến mại, thời hạn ưu đãi hoặc mong muốn tức thời. Trong trường hợp hậu quả của việc trì hoãn thấp, thời gian chính là một công cụ kiểm soát quyết định. Hoãn vài ngày để kiểm tra lại nhu cầu, giá và nguồn tiền có thể ngăn một khoản mua sắm tự phát biến thành nghĩa vụ tài chính kéo dài nhiều tháng.

Điểm quan trọng là khẩn cấp phải được đánh giá bằng hậu quả của việc không chi, chứ không bằng mức độ mong muốn chi.

Đừng nhìn số dư tài khoản, hãy tính số tiền còn lại sau khi chi

Một sai lầm phổ biến là thấy tài khoản có 80 triệu đồng và cho rằng gia đình có thể mua một món đồ 50 triệu đồng. Phép tính đó bỏ qua các nghĩa vụ mà 80 triệu đồng đang phải phục vụ.

Cách đánh giá tốt hơn là xem “khoảng đệm tài chính sau giao dịch”:

Tiền có thể sử dụng

− Khoản chi ngoài kế hoạch

− Các nghĩa vụ bắt buộc sắp đến

− Mức dự phòng cần giữ lại

= Khoảng đệm còn lại

Ví dụ, một gia đình có 80 triệu đồng tiền thanh khoản nhưng trong vài tuần tới cần 20 triệu đồng cho chi phí sinh hoạt và các hóa đơn bắt buộc. Gia đình cũng muốn giữ 30 triệu đồng làm dự phòng. Khi đó, phần thực sự có thể điều động chỉ còn khoảng 30 triệu đồng.

Nếu khoản mua dự kiến là 50 triệu đồng, vấn đề không còn là “tài khoản có đủ 50 triệu hay không”. Vấn đề là giao dịch sẽ lấy mất 20 triệu đồng đang phục vụ một mục tiêu tài chính khác.

Đây là cơ chế khiến một khoản chi đơn lẻ có thể phá vỡ ngân sách: tiền được lấy từ một mục đích nhưng hậu quả lại xuất hiện ở mục đích khác.

Vì vậy, sau mỗi phương án, gia đình nên mô phỏng ít nhất một tháng hoặc một chu kỳ thu nhập tiếp theo. Nếu chi xong mà tiền thuê nhà, học phí, khoản vay, bảo hiểm hoặc sinh hoạt thiết yếu bắt đầu phụ thuộc vào thu nhập chưa nhận được, mức độ an toàn đã giảm đáng kể.

Phân biệt tiền dự phòng với tiền đã dành cho mục tiêu khác

Quỹ dự phòng tồn tại chính xác để hấp thụ những cú sốc tài chính bất ngờ. Việc có tiền dự phòng giúp giảm khả năng một khoản chi đột xuất buộc gia đình phải chuyển sang vay nợ. SEC Investor.gov cũng mô tả quỹ khẩn cấp như một lớp đệm giúp tránh phải mắc nợ khi xuất hiện chi phí bất ngờ.

Tuy nhiên, không phải toàn bộ tiền tiết kiệm đều là quỹ dự phòng.

Tiền dành cho học phí, trả nợ sắp đáo hạn, mua nhà hoặc một nghĩa vụ đã biết trước thực chất đã có “chủ sở hữu”. Dùng khoản đó cho một chi tiêu ngoài kế hoạch nghĩa là gia đình không chỉ phát sinh một giao dịch mới mà còn tạo ra một khoảng thiếu hụt ở tương lai.

Có thể chia nguồn tiền thành ba tầng:

·         Tầng 1: Tiền dư thực sự sau các nghĩa vụ và mức dự phòng đã xác định

·         Tầng 2: Quỹ dự phòng dành cho các cú sốc tài chính phù hợp với mục đích của quỹ

·         Tầng 3: Tiền đã dành cho mục tiêu khác hoặc tiền phải đi vay

Khoản chi càng phải đi xuống các tầng thấp hơn thì ngưỡng để chấp nhận nó càng nên cao.

Một chi phí y tế cấp thiết có thể hợp lý khi sử dụng quỹ dự phòng. Một chuyến du lịch phát sinh không nên được hợp thức hóa chỉ vì gia đình đang có tiền tiết kiệm.

Về quy mô dự phòng, không tồn tại một con số phù hợp tuyệt đối với mọi gia đình. Một số hướng dẫn của FDIC sử dụng mức khoảng sáu tháng chi phí sinh hoạt như một mục tiêu tham khảo cho quỹ khẩn cấp, nhưng nhu cầu thực tế còn phụ thuộc độ ổn định thu nhập, số người phụ thuộc và khả năng tiếp cận nguồn tiền khác. Vì vậy, điều quan trọng hơn một tỷ lệ cố định là xác định mức dự phòng tối thiểu mà gia đình không muốn xuyên thủng nếu tình huống chưa thực sự cấp thiết.

Đánh giá tổng chi phí, không chỉ giá mua ban đầu

Một khoản chi lớn có thể trông hợp lý ở thời điểm thanh toán nhưng trở nên đắt đỏ khi tính đầy đủ các nghĩa vụ kéo theo.

Nếu mua bằng tiền mặt, chi phí cơ hội là lượng thanh khoản bị mất. Nếu trả góp hoặc vay, phải tính thêm lãi, phí và nghĩa vụ thanh toán hàng tháng. Nếu mua một tài sản, có thể còn chi phí bảo trì, vận hành, bảo hiểm hoặc sửa chữa.

Do đó, gia đình nên đặt cạnh nhau ít nhất ba con số:

·         Giá phải trả ngay

·         Tổng chi phí trong toàn bộ thời gian sở hữu hoặc trả nợ

·         Khoản tiền hoặc dòng tiền bị mất cho những mục tiêu khác

Giả sử một khoản mua 40 triệu đồng có thể trả góp. Việc chia thành nhiều kỳ khiến số tiền hàng tháng nhỏ hơn, nhưng không làm khoản mua tự động trở nên “rẻ”. Nếu tổng thanh toán tăng do lãi và phí, gia đình đang mua thêm thời gian bằng một chi phí khác.

Trả góp 0% cũng không loại bỏ rủi ro dòng tiền. Nghĩa vụ cố định mới vẫn làm giảm phần thu nhập linh hoạt trong các tháng tiếp theo. Nếu thu nhập giảm hoặc một khoản bất ngờ thứ hai xuất hiện, ngân sách sẽ chịu áp lực lớn hơn.

Đây là lý do quyết định nên được xem xét theo tổng tác động tài chính, thay vì chỉ theo khả năng thực hiện khoản thanh toán đầu tiên.

Đặt ngưỡng chấp nhận trước khi chọn phương án thanh toán

Khi đã xác định mức độ cần thiết và tổng chi phí, gia đình cần một nguyên tắc để ra quyết định.

Có thể sử dụng bốn điều kiện cùng lúc:

Khoản chi giải quyết một nhu cầu đủ quan trọng

Lợi ích nhận được hoặc tổn thất tránh được phải đủ lớn so với số tiền bỏ ra. Khoản chi càng ít cấp thiết thì tiêu chuẩn này càng nên nghiêm ngặt.

Các nghĩa vụ thiết yếu vẫn được bảo đảm

Sau giao dịch, gia đình vẫn phải thanh toán được các khoản bắt buộc mà không cần hy vọng rằng “tháng sau chắc sẽ xoay được”.

Mức dự phòng còn lại nằm trong phạm vi chấp nhận được

Nếu chi tiêu khiến quỹ dự phòng gần như cạn kiệt, gia đình đang đổi một vấn đề hiện tại lấy khả năng dễ tổn thương hơn trước vấn đề tiếp theo.

Phương án tài trợ không tạo áp lực dài hơn giá trị của khoản mua

Một đồ dùng có giá trị sử dụng ngắn nhưng tạo nghĩa vụ trả nợ dài là dấu hiệu cần xem lại. Tương tự, một khoản chi không thiết yếu không nên khiến gia đình phải trì hoãn những mục tiêu quan trọng hơn trong thời gian dài.

Nếu cả bốn điều kiện đều đạt, khoản chi có cơ sở để được chấp nhận. Nếu một hoặc nhiều điều kiện không đạt, câu hỏi nên chuyển từ “mua hay không” sang “có thể giảm quy mô, trì hoãn hoặc chọn giải pháp thay thế nào?”.

Khi chưa đủ khả năng chi, hãy thay đổi phương án thay vì ép ngân sách

Quyết định tài chính không nhất thiết chỉ có hai lựa chọn “chi toàn bộ” hoặc “không chi gì”.

Gia đình có thể thay đổi một trong ba biến: thời điểm, quy mô hoặc giải pháp.

Nếu vấn đề chưa cấp bách, trì hoãn giúp tích lũy thêm tiền và giảm nhu cầu vay. Nếu nhu cầu là thật nhưng phương án quá đắt, có thể hạ quy mô. Nếu mục tiêu chỉ cần giải quyết một chức năng cụ thể, sửa chữa, thuê, mua sản phẩm thay thế hoặc chọn phiên bản thấp hơn có thể đạt phần lớn lợi ích với chi phí nhỏ hơn.

Đây là điểm khác biệt giữa quản lý ngân sách và cắt giảm máy móc. Mục tiêu không phải luôn từ chối chi tiêu mà là tìm cấu hình chi tiêu mà gia đình có thể hấp thụ.

Ví dụ, nếu một thiết bị thiết yếu hỏng và cần 30 triệu đồng để thay mới, nhưng mức chi đó khiến dự phòng xuống quá thấp, gia đình có thể kiểm tra phương án 20 triệu đồng đáp ứng chức năng chính. Khi lợi ích cốt lõi gần tương đương nhưng tác động lên dòng tiền nhỏ hơn đáng kể, việc giảm quy mô tạo ra giá trị tài chính thực sự.

Ngược lại, không nên chọn phương án rẻ hơn nếu nó làm tăng đáng kể rủi ro an toàn, chi phí sửa chữa hoặc khả năng phải mua lại trong thời gian rất ngắn. Tiết kiệm ở giá mua chỉ có ý nghĩa khi không làm tổng chi phí tăng lên.

Hai người trong gia đình nên thống nhất bằng tiêu chí, không bằng mức độ muốn mua

Với khoản chi lớn, bất đồng thường không xuất phát từ phép tính mà từ việc mỗi người sử dụng một tiêu chuẩn khác nhau. Một người nhìn vào lợi ích của món đồ; người kia nhìn vào số tiền tiết kiệm bị giảm. Cả hai có thể đều hợp lý nhưng đang trả lời hai câu hỏi khác nhau.

Cách giải quyết là đưa quyết định về cùng một bộ tiêu chí.

Gia đình có thể thống nhất trước một ngưỡng tiền mà mọi khoản chi ngoài kế hoạch vượt ngưỡng đó phải được thảo luận. Khi có khoản chi, hai bên cùng xác định:

1.    Mức độ cần thiết

2.    Hậu quả nếu trì hoãn

3.    Tổng chi phí

4.    Nguồn tiền sẽ sử dụng

5.    Số tiền dự phòng còn lại

6.    Mục tiêu nào phải hy sinh hoặc trì hoãn

7.    Phương án rẻ hơn có đáp ứng nhu cầu hay không

Khi các tiêu chí được xác định trước, cuộc trao đổi chuyển từ “anh muốn mua, em không muốn” sang “phương án này có đáp ứng điều kiện tài chính mà chúng ta đã thống nhất không?”.

Cách tiếp cận đó cũng ngăn một hiểu lầm phổ biến: ngân sách không phải bản kế hoạch chỉ có giá trị khi mọi thứ diễn ra đúng dự kiến. Ngân sách tốt phải có khả năng xử lý những sai lệch khỏi kế hoạch. Quỹ dự phòng, khoảng đệm dòng tiền và quy tắc phê duyệt khoản chi lớn chính là những cơ chế tạo ra khả năng thích nghi đó.

Một quyết định chi tiêu ngoài kế hoạch hợp lý không được xác định chỉ bằng việc gia đình hiện có đủ tiền thanh toán. Quyết định cần dựa trên bản chất của nhu cầu, hậu quả nếu trì hoãn, tổng tác động đến dòng tiền, mức dự phòng còn lại và chi phí của nguồn tiền được sử dụng.

Có thể rút gọn toàn bộ quá trình thành một nguyên tắc: chỉ nên thực hiện khoản chi khi lợi ích hoặc tổn thất tránh được đủ lớn, các nghĩa vụ thiết yếu vẫn an toàn và giao dịch không tạo ra một vấn đề tài chính nghiêm trọng hơn ở phía sau.

Nếu khoản chi chưa vượt qua được ngưỡng đó, trì hoãn, giảm quy mô hoặc tìm giải pháp thay thế thường tốt hơn việc cố gắng “xoay tiền” để mua ngay.