Cách so sánh ngân sách thực tế và kế hoạch

Đối chiếu số thực tế với kế hoạch trên cùng một cơ sở

Bước đầu tiên là đặt ngân sách kế hoạch và số thực tế trên cùng một kỳ thời gian và cùng hệ thống khoản mục. Nếu kế hoạch được lập theo tháng nhưng số thực tế lại bao gồm một hóa đơn của tháng trước hoặc một khoản thu của tháng sau, chênh lệch thu được có thể phản ánh sai tình hình.

Gia đình nên đối chiếu tối thiểu ba nhóm:

·         Thu nhập

·         Chi phí cố định như tiền nhà, học phí, bảo hiểm hoặc khoản trả nợ định kỳ

·         Chi phí biến đổi như thực phẩm, đi lại, mua sắm và giải trí

Trong mỗi nhóm, tên và phạm vi khoản mục giữa kế hoạch và thực tế phải tương ứng. Chẳng hạn, nếu ngân sách “ăn uống” ban đầu bao gồm cả đi chợ và ăn ngoài thì số thực tế cũng cần tổng hợp theo cùng cách. Việc tách thêm một khoản mục ở phía thực tế nhưng không điều chỉnh cách đối chiếu sẽ khiến phép so sánh mất tính nhất quán.

Dữ liệu thực tế nên được lấy từ các căn cứ có thể kiểm tra lại như sao kê tài khoản, hóa đơn, lịch sử ví điện tử hoặc sổ ghi chép chi tiêu. Đây là bằng chứng trực tiếp giúp phân biệt một chênh lệch thật với sai sót do bỏ sót hoặc ghi trùng giao dịch.

Ví dụ, gia đình lập kế hoạch chi thực phẩm 6 triệu đồng trong tháng. Khi tổng hợp giao dịch thực tế, số tiền là 7,2 triệu đồng. Hai con số đang cùng kỳ và cùng phạm vi khoản mục nên có thể đưa vào phân tích chênh lệch.

Tính cả chênh lệch bằng tiền và chênh lệch theo tỷ lệ

Chỉ nhìn số tiền vượt hoặc thiếu chưa đủ để đánh giá mức độ đáng chú ý của chênh lệch. Gia đình nên tính hai chỉ số song song.

Chênh lệch tuyệt đối

Công thức cơ bản là:

Chênh lệch = Thực tế − Kế hoạch

Nếu chi thực phẩm kế hoạch là 6 triệu đồng và thực tế là 7,2 triệu đồng:

Chênh lệch = 7,2 − 6 = 1,2 triệu đồng

Điều đó cho biết gia đình đã chi nhiều hơn dự toán 1,2 triệu đồng.

Chênh lệch theo tỷ lệ

Có thể tính:

Tỷ lệ chênh lệch = (Thực tế − Kế hoạch) / Kế hoạch × 100%

Với ví dụ trên:

1,2 / 6 × 100% = 20%

Chi thực phẩm vì vậy cao hơn kế hoạch 20%.

Tỷ lệ giúp đặt chênh lệch vào đúng quy mô của từng khoản. Vượt 500.000 đồng trên một khoản được dự toán 1 triệu đồng tương đương 50%, trong khi cùng 500.000 đồng trên khoản 10 triệu đồng chỉ tương đương 5%. Nếu chỉ nhìn số tiền, hai trường hợp có vẻ giống nhau nhưng mức sai lệch tương đối rất khác.

Tuy nhiên, tỷ lệ cũng có giới hạn. Với khoản có kế hoạch bằng 0, công thức tỷ lệ không sử dụng được. Khi phát sinh một chi phí ngoài kế hoạch, gia đình nên ghi nhận trực tiếp toàn bộ số tiền đó là khoản phát sinh và đánh giá nguyên nhân thay vì cố tính phần trăm.

Phân biệt chênh lệch thuận lợi, bất lợi và đáng ưu tiên

Dấu dương hay âm trong phép tính không tự động cho biết tình hình tốt hay xấu. Ý nghĩa phụ thuộc vào loại khoản mục.

Đối với thu nhập:

·         Thực tế cao hơn kế hoạch thường làm tăng nguồn tiền khả dụng

·         Thực tế thấp hơn kế hoạch tạo khoảng thiếu hụt so với nguồn tiền đã dự kiến

Đối với chi phí:

·         Thực tế thấp hơn kế hoạch tạo phần ngân sách chưa sử dụng

·         Thực tế cao hơn kế hoạch làm tăng mức chi so với dự toán

Ví dụ:

Nếu chỉ nhìn từng khoản riêng lẻ, chi đi lại thấp hơn kế hoạch là thuận lợi. Nhưng gia đình còn thiếu 1 triệu đồng thu nhập và vượt 1,2 triệu đồng tiền thực phẩm. Vì vậy, đánh giá cuối cùng phải dựa trên tác động tổng hợp đến số tiền còn lại chứ không chỉ đếm số khoản “tốt” và “xấu”.

Không có một tỷ lệ chênh lệch duy nhất phù hợp với mọi gia đình và mọi khoản mục. Mức cần ưu tiên nên được xác định dựa trên quy mô tiền, khả năng kiểm soát và mức độ ảnh hưởng đến ngân sách chung. Một khoản lệch tỷ lệ cao nhưng giá trị rất nhỏ có thể ít quan trọng hơn một khoản chỉ lệch vài phần trăm nhưng chiếm phần lớn tổng chi tiêu.

Gia đình có thể tự đặt ngưỡng cảnh báo cho từng nhóm dựa trên ngân sách của mình, thay vì coi một con số cố định là tiêu chuẩn chung.

Tìm nguyên nhân trước khi điều chỉnh ngân sách

Một chênh lệch chỉ cho biết điều gì đã xảy ra. Muốn biết nên thay đổi hành vi hay thay đổi kế hoạch, gia đình cần xác định vì sao chênh lệch xảy ra.

Có bốn nhóm nguyên nhân đặc biệt hữu ích khi kiểm tra.

Giá thay đổi

Gia đình mua gần như cùng lượng hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng phải trả giá cao hơn dự kiến. Ví dụ, lượng thực phẩm mua không tăng đáng kể nhưng đơn giá nhiều mặt hàng cao hơn lúc lập ngân sách.

Trong trường hợp này, việc yêu cầu gia đình giữ nguyên số tiền cũ có thể không thực tế nếu mặt bằng chi phí đã thay đổi.

Số lượng hoặc tần suất sử dụng thay đổi

Đơn giá không thay đổi nhiều nhưng gia đình mua hoặc sử dụng nhiều hơn. Ăn ngoài nhiều lần hơn, đi taxi thường xuyên hơn hoặc phát sinh nhiều chuyến đi là những ví dụ.

Đây là loại chênh lệch có thể liên quan trực tiếp đến hành vi và thường cần xem lại cách sử dụng ngân sách.

Thời điểm thu hoặc chi lệch kỳ

Một hóa đơn dự kiến thanh toán tháng sau được trả trong tháng này, hoặc một khoản thu dự kiến cuối tháng chưa về tài khoản. Sổ ngân sách tháng hiện tại vì vậy xuất hiện chênh lệch dù tổng số tiền của nhiều tháng có thể không thay đổi.

Nếu nguyên nhân là thời điểm, gia đình không nên vội kết luận rằng mức ngân sách định kỳ đã sai.

Khoản phát sinh một lần

Sửa xe, khám chữa bệnh, thay thiết bị gia dụng hoặc một sự kiện gia đình có thể làm chi thực tế tăng mạnh nhưng không nhất thiết lặp lại ở các tháng tiếp theo.

Khoản một lần cần được tách khỏi chi phí thường xuyên. Nếu gộp hai loại với nhau rồi nâng toàn bộ ngân sách tháng sau, kế hoạch mới có thể cao hơn nhu cầu bình thường.

Việc xác định nguyên nhân giúp phân biệt hai tình huống rất khác nhau: kế hoạch không còn phù hợp và thực tế chỉ tạm thời lệch kế hoạch.

Xem chênh lệch theo tác động đến ngân sách chung

Một khoản vượt dự toán không nên được đánh giá tách biệt với toàn bộ ngân sách gia đình. Điều quan trọng hơn là tổng thu nhập, tổng chi tiêu và phần tiền còn lại đã thay đổi như thế nào.

Có thể kiểm tra:

Số dư kế hoạch = Tổng thu nhập kế hoạch − Tổng chi kế hoạch

và:

Số dư thực tế = Tổng thu nhập thực tế − Tổng chi thực tế

Sau đó:

Chênh lệch số dư = Số dư thực tế − Số dư kế hoạch

Giả sử gia đình dự kiến thu 30 triệu đồng, chi 25 triệu đồng và còn lại 5 triệu đồng. Nếu thực tế thu 29 triệu đồng và chi 26 triệu đồng, số dư thực tế chỉ còn 3 triệu đồng.

Như vậy, vấn đề không chỉ là một khoản chi nào đó vượt kế hoạch. Phần tiền còn lại thấp hơn dự kiến 2 triệu đồng. Đây mới là ảnh hưởng tổng hợp cần được xem xét khi gia đình đánh giá khả năng dành tiền cho các mục tiêu đã dự kiến.

Cách nhìn này cũng ngăn một hiểu lầm phổ biến: tiết kiệm ở một khoản chưa chắc đã bù được việc vượt ở khoản khác. Nếu giảm 500.000 đồng tiền đi lại nhưng tăng 1,2 triệu đồng tiền thực phẩm, tổng chi của hai khoản vẫn tăng 700.000 đồng so với kế hoạch.

Chuyển kết quả so sánh thành điều chỉnh cho kỳ tiếp theo

Sau khi xác định khoản chênh lệch và nguyên nhân, gia đình có thể quyết định nên giữ nguyên kế hoạch, điều chỉnh mức ngân sách hay thay đổi cách chi tiêu.

Một quy trình thực tế là:

1.    Giữ nguyên những khoản bám sát kế hoạch và không có thay đổi đáng kể về điều kiện

2.    Theo dõi thêm những chênh lệch nhỏ hoặc chỉ xuất hiện trong một kỳ

3.    Điều chỉnh hành vi nếu mức vượt chủ yếu đến từ số lượng hoặc tần suất chi tiêu có thể kiểm soát

4.    Điều chỉnh kế hoạch nếu chi phí cần thiết đã thay đổi một cách có tính lặp lại

5.    Tách riêng khoản bất thường nếu nguyên nhân chỉ xảy ra một lần

6.    Kiểm tra lại tổng số dư để bảo đảm các điều chỉnh riêng lẻ vẫn phù hợp với ngân sách chung

Một tháng vượt kế hoạch chưa đủ để chứng minh mức ngân sách ban đầu chắc chắn sai. Nếu cùng loại chênh lệch lặp lại qua nhiều kỳ và nguyên nhân mang tính thường xuyên, bằng chứng cho việc điều chỉnh kế hoạch sẽ mạnh hơn.

Ngược lại, việc liên tục nâng ngân sách chỉ để khớp với mọi khoản chi thực tế có thể làm mất chức năng kiểm soát của kế hoạch. Mục đích của phép so sánh không phải làm cho hai cột luôn bằng nhau, mà là nhận biết chênh lệch nào có ý nghĩa, hiểu nguyên nhân và lựa chọn phản ứng phù hợp.

Gia đình nên thực hiện việc đối chiếu theo một chu kỳ nhất quán, chẳng hạn vào thời điểm chốt ngân sách của mỗi kỳ. Quan trọng hơn tần suất cụ thể là sử dụng cùng phương pháp qua các kỳ để có thể nhận ra xu hướng thay vì phản ứng với một biến động đơn lẻ.

So sánh ngân sách thực tế và kế hoạch hiệu quả cần đi qua ba tầng: xác định chênh bao nhiêu, hiểu vì sao chênh và đánh giá chênh lệch đó làm thay đổi ngân sách chung như thế nào. Số tiền chênh lệch cho biết quy mô tuyệt đối, tỷ lệ chênh lệch cho biết mức sai lệch tương đối, còn phân tích nguyên nhân quyết định gia đình nên sửa hành vi, sửa kế hoạch hay chỉ ghi nhận một biến động tạm thời.

Khi các khoản thu và chi được đối chiếu trên cùng cơ sở, những chênh lệch quan trọng được ưu tiên theo tác động thực tế và kết quả được theo dõi qua nhiều kỳ, ngân sách trở thành một công cụ phản hồi: kế hoạch định hướng việc sử dụng tiền, còn số thực tế cho biết kế hoạch đó đang phù hợp đến đâu.