Cách thay đổi thỏa thuận tài chính trên cơ sở đồng thuận

Điểm quan trọng là phân biệt đạt được sự chấp thuận với đạt được đồng thuận. Chấp thuận có thể xuất hiện vì một bên không thấy mình còn lựa chọn nào khác. Đồng thuận bền vững hơn khi cả hai hiểu lý do thay đổi, nhìn thấy tác động đối với mình, có cơ hội phản hồi và có khả năng thương lượng những điều kiện mới.

Tôn trọng cũng không đồng nghĩa với việc mọi lợi ích phải được chia đều. Một thỏa thuận mới có thể khiến hai bên nhận những lợi ích khác nhau, miễn là quá trình thương lượng minh bạch, các đánh đổi được nhìn nhận rõ và không bên nào bị ép phải chấp nhận một phương án mà họ không thực sự có quyền từ chối.

Bắt đầu bằng việc xác định chính xác điều gì cần thay đổi

Trước khi đề nghị bên kia thay đổi thỏa thuận, cần làm rõ ba vấn đề: điều khoản nào không còn phù hợp, nguyên nhân nào khiến nó cần được điều chỉnh và điều gì sẽ xảy ra nếu giữ nguyên.

Ba yếu tố này có quan hệ trực tiếp với nhau. Nếu chỉ nói rằng “tình hình đã khác” hoặc “mức này không còn hợp lý”, bên còn lại phải tự đoán lý do thực sự. Khoảng trống thông tin đó dễ được lấp bằng những cách giải thích tiêu cực như: bên kia muốn chuyển thêm chi phí cho mình, đang tận dụng hoàn cảnh hoặc không còn coi trọng cam kết ban đầu.

Một đề nghị thay đổi đáng tin cậy vì thế nên bắt đầu từ sự khác biệt giữa điều kiện khi thỏa thuận được thiết lập và điều kiện hiện tại.

Chẳng hạn, hai bên từng thống nhất chia một khoản chi phí theo tỷ lệ nhất định vì thu nhập và mức sử dụng khi đó tương đối ổn định. Nếu thu nhập của một bên giảm đáng kể hoặc mức sử dụng thay đổi, dữ kiện mới có thể là lý do hợp lý để xem lại cách phân bổ. Điều cần trao đổi trước tiên không phải là “từ tháng sau bạn phải trả thêm”, mà là “những giả định làm cơ sở cho thỏa thuận cũ đã thay đổi như thế nào”.

Cách tiếp cận này không đảm bảo bên kia sẽ đồng ý. Nó có tác dụng khác: biến cuộc trao đổi từ tranh luận về ý muốn của mỗi người thành việc cùng xem xét một thay đổi có cơ sở hay không.

Đồng thời, lý do thay đổi cần được trình bày ở mức đủ để người còn lại đánh giá. “Tôi muốn giảm phần đóng góp của mình” là một mong muốn. “Nguồn thu dùng để thực hiện cam kết đã giảm, trong khi nghĩa vụ hiện tại không thay đổi” mới cung cấp nguyên nhân có thể thảo luận.

Tách lợi ích thực sự khỏi con số đang được thương lượng

Một trong những nguyên nhân khiến thương lượng tài chính dễ bế tắc là hai bên nhanh chóng gắn mình vào một con số hoặc một điều khoản cụ thể.

Một bên nói muốn giảm mức đóng góp xuống 40%. Bên kia nói phải giữ 50%. Khi đó cuộc trao đổi trở thành cuộc giằng co giữa hai vị trí.

Nhưng phía sau hai con số có thể là những nhu cầu khác nhau. Bên muốn giảm tỷ lệ có thể cần giảm áp lực dòng tiền trong vài tháng. Bên muốn giữ tỷ lệ cũ có thể lo mình sẽ phải gánh một nghĩa vụ không có giới hạn thời gian. Nếu chỉ tranh luận 40% hay 50%, hai nhu cầu này không được giải quyết.

Khi chuyển từ vị trí sang lợi ích, phạm vi thương lượng rộng hơn. Hai bên có thể xem xét một điều chỉnh tạm thời, một lộ trình tăng trở lại, một giới hạn tổng số tiền hoặc một cách phân chia dựa trên tiêu chí khác.

Đây là cơ chế quan trọng của thương lượng trên cơ sở đồng thuận: một phương án cụ thể chỉ là một cách thỏa mãn nhu cầu, không nhất thiết là cách duy nhất.

Vì vậy, trước khi đưa ra đề xuất, mỗi bên nên xác định:

·         Điều gì mình thực sự cần bảo vệ

·         Điều gì mình mong muốn nhưng có thể linh hoạt

·         Điều gì mình không thể chấp nhận

·         Rủi ro nào mình đang cố tránh

Việc này cũng giúp tránh một hiểu lầm phổ biến: nhượng bộ không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tôn trọng. Một người có thể liên tục nhượng bộ nhưng ngày càng cảm thấy bất công. Ngược lại, một cuộc thương lượng có bất đồng rõ ràng vẫn có thể tôn trọng nếu mỗi bên được nói thẳng giới hạn của mình và giới hạn đó được xem xét nghiêm túc.

Đưa ra đề xuất dựa trên căn cứ thay vì áp lực

Sau khi lý do thay đổi đã rõ, bước tiếp theo là biến nhu cầu đó thành một đề xuất có thể đánh giá.

Một đề xuất tốt cần cho bên còn lại trả lời được ít nhất ba câu hỏi: thay đổi cụ thể là gì, tại sao cách thay đổi này được chọn và nó ảnh hưởng đến tôi như thế nào.

Ví dụ, thay vì nói “tôi cần bạn đóng nhiều hơn”, có thể mô tả cấu trúc của đề xuất: tỷ lệ mới áp dụng trong bao lâu, điều kiện nào khiến hai bên xem xét lại và phần nghĩa vụ bổ sung của mỗi bên là gì.

Khi có thể, nên dùng tiêu chí khách quan liên quan trực tiếp đến thỏa thuận. Tùy trường hợp, đó có thể là thu nhập, mức sử dụng, chi phí thực tế, khối lượng trách nhiệm hoặc một giới hạn ngân sách đã được hai bên thừa nhận. Tiêu chí khách quan không tự động tạo ra công bằng, nhưng nó làm giảm khả năng thỏa thuận chỉ phụ thuộc vào sức ép thương lượng.

Cũng nên phân biệt dữ kiện với đánh giá. “Chi phí đã tăng từ A lên B” là dữ kiện có thể kiểm tra. “Vì vậy bạn nên chịu phần lớn khoản tăng” là một kết luận vẫn cần được thương lượng.

Nếu có nhiều cách hợp lý để giải quyết vấn đề, việc đưa ra hai hoặc ba phương án có thể tạo ra cuộc trao đổi tốt hơn một đề nghị duy nhất. Chẳng hạn:

·         Giảm hoặc tăng tỷ lệ đóng góp trong một thời hạn xác định

·         Giữ tỷ lệ cũ nhưng điều chỉnh phạm vi chi phí được chia sẻ

·         Thay đổi theo từng giai đoạn và đánh giá lại tại một mốc đã thống nhất

Các lựa chọn không nên được thiết kế theo kiểu một phương án mong muốn và những phương án còn lại rõ ràng bất lợi để ép đối phương chọn. Khi lựa chọn chỉ mang tính hình thức, cảm giác bị thao túng có thể làm giảm niềm tin ngay cả khi cuối cùng vẫn đạt được thỏa thuận.

Tạo một cuộc trao đổi mà bên kia thực sự có quyền phản hồi

Cách một đề nghị được đưa ra có thể quan trọng gần bằng nội dung của đề nghị.

Nếu một bên đã quyết định toàn bộ điều khoản rồi mới gọi cuộc trao đổi là “thảo luận”, phía còn lại rất khó cảm thấy mình được tôn trọng. Vì vậy, nên tách rõ phần không thể thay đổi và phần đang được thương lượng.

Chẳng hạn, một người có thể thực sự không còn khả năng duy trì mức đóng góp cũ. Khả năng tài chính đó có thể là giới hạn thực tế. Nhưng cách phân bổ phần thiếu hụt, thời gian áp dụng hay phương án bù đắp vẫn có thể là những vấn đề mở.

Sự minh bạch này tốt hơn việc giả vờ rằng mọi thứ đều có thể thương lượng rồi cuối cùng bác bỏ tất cả đề xuất của bên kia.

Trong cuộc trao đổi, việc diễn đạt cũng nên tập trung vào vấn đề thay vì quy kết động cơ. “Cấu trúc hiện tại tạo cho tôi một khoản chi vượt khả năng duy trì” cung cấp thông tin để giải quyết vấn đề. “Bạn đang bắt tôi phải trả quá nhiều” dễ chuyển cuộc trao đổi sang câu hỏi ai đúng, ai sai.

Lắng nghe trong thương lượng tài chính không chỉ là để giữ phép lịch sự. Nó là một cách thu thập thông tin. Khi bên kia phản đối, điều cần tìm hiểu là họ đang phản đối con số, nguyên tắc phân chia, thời điểm thay đổi, mức rủi ro hay cách mà đề nghị được đưa ra.

Một phản đối tưởng như tuyệt đối đôi khi thực chất chỉ nhắm vào một điều kiện. Ví dụ, một bên có thể không phản đối việc đóng góp nhiều hơn nhưng không muốn một thay đổi tạm thời trở thành nghĩa vụ vô thời hạn. Nếu xác định đúng mối lo đó, việc thêm thời hạn và điểm đánh giá lại có thể giải quyết được phần lớn bất đồng.

Tuy nhiên, tôn trọng quyền phản hồi cũng có nghĩa là chấp nhận khả năng bên kia nói “không”. Một quá trình chỉ được coi là thương lượng khi từ chối hoặc đề xuất phương án khác vẫn là lựa chọn thực tế.

Chia sẻ cả lợi ích lẫn rủi ro của thỏa thuận mới

Một thay đổi tài chính thường tạo ra sự dịch chuyển lợi ích. Nếu một bên được giảm nghĩa vụ, bên kia có thể phải chịu thêm chi phí, thêm rủi ro hoặc giảm mức an toàn của mình.

Đây là lý do chỉ giải thích lợi ích của người đề nghị thay đổi thường không đủ.

Một thỏa thuận có khả năng được nhìn nhận là công bằng hơn khi cả hai bên cùng nhìn thấy phần đánh đổi. Nếu một bên được giảm áp lực ngắn hạn, có thể cần một giới hạn thời gian. Nếu một bên nhận thêm rủi ro, họ có thể cần cơ chế đánh giá lại. Nếu một bên phải ứng trước nhiều hơn, có thể cần làm rõ cách khoản chênh lệch được xử lý sau này.

Công bằng trong trường hợp này không nhất thiết là 50/50. Một cách phân chia bằng nhau có thể tạo ra gánh nặng rất khác nhau khi năng lực tài chính, mức hưởng lợi hoặc trách nhiệm của hai bên không giống nhau.

Do đó, câu hỏi hữu ích hơn “hai bên có đóng bằng nhau không?” là: cơ sở phân bổ có được cả hai hiểu và chấp nhận hay không, và rủi ro phát sinh có bị dồn không hợp lý về một phía hay không?

Một cấu trúc thỏa thuận mới nên làm rõ ít nhất:

·         Khoản tiền hoặc tỷ lệ mà mỗi bên chịu trách nhiệm

·         Thời điểm bắt đầu và, nếu phù hợp, thời điểm kết thúc

·         Điều kiện dẫn đến việc xem xét lại

·         Cách xử lý khi dữ kiện nền tảng tiếp tục thay đổi

·         Những cam kết cũ nào vẫn giữ nguyên

Đối với các thỏa thuận có giá trị lớn hoặc có hậu quả pháp lý, việc ghi nhận nội dung mới bằng hình thức phù hợp còn giúp giảm tranh chấp về việc hai bên đã thống nhất điều gì. Nếu thỏa thuận thuộc một hợp đồng có tính ràng buộc, hiệu lực của việc sửa đổi còn phụ thuộc vào chính hợp đồng và pháp luật áp dụng; khi đó không nên giả định rằng đồng thuận bằng lời nói luôn đủ.

Xử lý bế tắc mà không biến bất đồng thành thiếu tôn trọng

Đồng thuận không có nghĩa là mọi cuộc thương lượng đều phải kết thúc bằng một thỏa thuận mới.

Đôi khi hai bên hiểu rất rõ nhu cầu của nhau nhưng lợi ích vẫn không thể dung hòa. Một bên có thể không còn khả năng tiếp tục điều khoản cũ, trong khi bên còn lại cũng không có khả năng nhận thêm nghĩa vụ. Đây là xung đột về giới hạn thực tế chứ không nhất thiết là vấn đề thái độ.

Trong trường hợp đó, cố ép một kết quả có thể gây hại nhiều hơn việc thừa nhận bế tắc.

Một cách xử lý hữu ích là xác định chính xác điểm chưa thể thống nhất. Nếu chỉ có một điều khoản gây bế tắc, hai bên không nhất thiết phải mở lại toàn bộ thỏa thuận. Nếu bất đồng xuất phát từ việc thiếu dữ kiện, có thể tạm hoãn quyết định cho đến khi có thông tin cần thiết. Nếu cảm xúc đã làm cuộc trao đổi mất khả năng giải quyết vấn đề, việc quay lại sau cũng có thể hiệu quả hơn việc tiếp tục thương lượng trong trạng thái phòng thủ.

Cần đặc biệt lưu ý khi một bên có quyền lực tài chính lớn hơn đáng kể. Khả năng “đồng ý” của bên yếu hơn có thể bị hạn chế nếu việc từ chối khiến họ phải đối mặt với hậu quả mà họ không có khả năng chịu đựng. Trong tình huống như vậy, sự đồng thuận không nên được đánh giá chỉ bằng câu trả lời “đồng ý”, mà còn bằng việc người đó có đủ thông tin, có thời gian cân nhắc và có lựa chọn thực tế hay không.

Nếu hai bên vẫn muốn duy trì quan hệ nhưng không thể tự tháo gỡ bất đồng, một người trung gian trung lập có thể giúp làm rõ lợi ích, dữ kiện và phương án. Vai trò của trung gian không phải quyết định ai đúng mà là hỗ trợ một quá trình trong đó mỗi bên vẫn giữ quyền quyết định đối với thỏa thuận của mình.

Thay đổi một thỏa thuận tài chính mà vẫn giữ được sự tôn trọng không phụ thuộc vào việc tránh mọi bất đồng. Điều quyết định là cách bất đồng được xử lý: lý do thay đổi được trình bày minh bạch, lợi ích thực sự của mỗi bên được nhận diện, đề xuất có căn cứ, rủi ro được nhìn nhận từ cả hai phía và mỗi người vẫn có quyền phản hồi hoặc từ chối.

Một thỏa thuận mới bền vững vì thế không phải thỏa thuận mà một bên thuyết phục được bên kia nhượng bộ nhiều nhất. Đó là thỏa thuận mà cả hai có thể hiểu mình đang chấp nhận điều gì, vì sao điều đó hợp lý trong hoàn cảnh hiện tại và trong điều kiện nào họ sẽ cần xem xét lại.