Cách xác định đầy đủ nguồn thu gia đình

Cách xác định đầy đủ hơn là tiếp cận theo ba chiều: ai tạo ra khoản thu, khoản thu đến từ đâu và khoản thu phát sinh trong thời gian nào. Sau đó, từng khoản cần được kiểm tra xem có thực sự là thu nhập hay chỉ là tiền chuyển dịch giữa các tài khoản, tiền vay hoặc khoản hoàn trả.

Kết quả cuối cùng nên là một bảng tổng hợp cho thấy rõ nguồn thu, người nhận, mức tiền, tần suất, tính ổn định và số tiền quy đổi về cùng một kỳ. Nhờ vậy, gia đình có thể nhìn thấy cả thu nhập thường xuyên lẫn những khoản dễ bị bỏ sót.

Xác định phạm vi trước khi cộng các khoản thu

Bước đầu tiên không phải là cộng tiền mà là xác định đang tính thu nhập của ai và trong khoảng thời gian nào.

Nếu phạm vi không rõ, cùng một gia đình có thể cho ra nhiều con số thu nhập khác nhau. Ví dụ, một người con đã đi làm nhưng quản lý tài chính hoàn toàn riêng có thể được tính hoặc không tính tùy mục đích của bảng tổng hợp. Tương tự, thu nhập tháng này có thể rất khác thu nhập bình quân cả năm nếu gia đình có thưởng, hoa hồng hoặc doanh thu theo mùa.

Trước khi rà soát, nên xác định ba yếu tố:

·         Những thành viên nào được tính trong phạm vi gia đình

·         Khoảng thời gian cần tổng hợp, chẳng hạn một tháng, quý hoặc năm

·         Sử dụng số tiền thực nhận hay số tiền trước khi khấu trừ

Đối với quản lý ngân sách sinh hoạt, tiền thực sự có thể sử dụng thường có ý nghĩa hơn con số danh nghĩa. Ngược lại, nếu việc tổng hợp phục vụ một hồ sơ có quy định riêng về thu nhập, cần sử dụng đúng cách xác định mà hồ sơ đó yêu cầu.

Điểm quan trọng là phải giữ cùng một nguyên tắc cho tất cả nguồn thu. Không nên lấy lương theo số thực nhận nhưng lại ghi doanh thu kinh doanh trước chi phí rồi cộng trực tiếp với nhau, vì các con số khi đó không còn cùng cơ sở so sánh.

Rà soát nguồn thu của từng thành viên trong gia đình

Thay vì cố nhớ tất cả nguồn tiền của cả nhà cùng lúc, nên rà soát lần lượt từng thành viên.

Với mỗi người, hãy đặt câu hỏi: Trong khoảng thời gian đang xét, người này đã nhận được tiền hoặc tạo ra thu nhập từ những nguồn nào?

Một thành viên có thể đồng thời có nhiều nguồn thu. Chẳng hạn, một người vừa nhận lương cố định, vừa có thưởng, làm thêm ngoài giờ và nhận tiền cho thuê một tài sản riêng. Nếu bảng tổng hợp chỉ có một dòng “thu nhập của A”, các khoản nhỏ hoặc không thường xuyên rất dễ bị bỏ qua.

Có thể chia việc rà soát thành các nhóm sau:

Thu nhập từ công việc

Đây là nhóm thường dễ nhận biết nhất, gồm các khoản liên quan trực tiếp đến lao động hoặc cung cấp dịch vụ như:

·         Tiền lương

·         Tiền công

·         Phụ cấp được nhận

·         Tiền làm thêm

·         Hoa hồng

·         Tiền thưởng

·         Thù lao theo dự án

·         Thu nhập từ nghề tự do hoặc công việc phụ

Không nên mặc định tiền lương cố định đại diện cho toàn bộ thu nhập từ công việc. Những khoản thưởng, hoa hồng hoặc thù lao phát sinh không đều vẫn là một phần nguồn thu nếu chúng thuộc phạm vi thời gian đang tổng hợp.

Thu nhập từ kinh doanh

Nếu thành viên gia đình tự kinh doanh, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, cần tách tiền bán hàng khỏi thu nhập thực sự tạo ra từ hoạt động đó.

Ví dụ, bán được 30 triệu đồng hàng hóa không đồng nghĩa gia đình có thêm 30 triệu đồng thu nhập nếu phần lớn số tiền phải dùng để nhập hàng và chi trả các chi phí liên quan.

Do đó cần phân biệt ít nhất:

Doanh thu → Chi phí liên quan → Phần thu nhập còn lại

Nếu chỉ cộng toàn bộ doanh thu kinh doanh với tiền lương của các thành viên khác, tổng nguồn thu có thể bị phóng đại đáng kể.

Thu nhập từ tài sản

Gia đình cũng có thể tạo thu nhập mà không trực tiếp đổi thời gian lao động lấy tiền. Các khoản thường gặp gồm:

·         Tiền cho thuê nhà hoặc phòng

·         Tiền cho thuê đất

·         Tiền cho thuê phương tiện hoặc thiết bị

·         Lãi tiền gửi

·         Cổ tức

·         Khoản phân phối lợi nhuận từ tài sản hoặc vốn đầu tư

Với các nguồn này, nên ghi riêng số tiền phát sinh và chi phí trực tiếp liên quan nếu mục tiêu là xác định phần thu nhập thực tế gia đình có thể sử dụng.

Các khoản thu nhập khác

Một số gia đình còn có các nguồn tiền không nằm trong ba nhóm trên, chẳng hạn:

·         Lương hưu

·         Trợ cấp hoặc khoản hỗ trợ định kỳ

·         Tiền bản quyền

·         Thu nhập từ tài sản trí tuệ

·         Các khoản thu hợp pháp khác thực sự làm tăng nguồn lực tài chính của gia đình

Nhóm này đặc biệt dễ bị bỏ sót vì có thể không phát sinh hằng tháng.

Cách kiểm tra tốt nhất là không chỉ hỏi “thu nhập thường xuyên là gì?” mà hỏi thêm: Trong cả kỳ vừa qua có khoản tiền nào gia đình nhận được nhưng chưa nằm trong danh sách hay không?

Phân biệt nguồn thu với tiền vào tài khoản

Một trong những sai lệch phổ biến nhất là coi mọi khoản tiền đi vào tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử đều là thu nhập.

Hai khái niệm này không giống nhau.

Dòng tiền vào chỉ cho biết tiền đã được chuyển đến một nơi. Thu nhập đòi hỏi khoản tiền đó thực sự làm tăng nguồn lực kinh tế của gia đình trong phạm vi đang tính.

Ví dụ, các khoản sau thường không nên tự động cộng vào nguồn thu:

·         Chuyển tiền giữa hai tài khoản của cùng một người

·         Chuyển tiền giữa các thành viên khi khoản tiền đã được tính ở người chuyển

·         Tiền vay

·         Tiền nhận lại từ khoản đã cho người khác vay

·         Khoản hoàn tiền cho một chi phí đã ứng trước

·         Tiền rút từ khoản tiết kiệm đã tích lũy trước đó

·         Tiền bán tài sản nếu đang cần xác định thu nhập chứ không phải toàn bộ dòng tiền

Giả sử người chồng nhận 20 triệu đồng tiền lương rồi chuyển 12 triệu đồng sang tài khoản chung. Nếu cộng cả 20 triệu tiền lương và 12 triệu tiền chuyển vào tài khoản chung, cùng một khoản thu đã được tính hai lần.

Vì vậy, khi gặp một khoản tiền vào, nên kiểm tra:

Tiền đến từ đâu → Vì sao nhận được → Khoản gốc đã được tính ở nơi khác chưa → Đây có thực sự là thu nhập mới không

Phân biệt đúng bước này giúp tránh cả hai lỗi: bỏ sót nguồn thu và cộng trùng dòng tiền.

Đối chiếu hồ sơ để tìm những khoản dễ bị bỏ sót

Trí nhớ không phải là nguồn dữ liệu đủ tin cậy để xác định toàn bộ thu nhập, đặc biệt khi gia đình có nhiều thành viên và nhiều nguồn tiền.

Sau khi mỗi người tự liệt kê, nên kiểm tra lại bằng các chứng từ và lịch sử giao dịch thực tế.

Có thể đối chiếu:

·         Phiếu lương hoặc bảng thanh toán

·         Sao kê tài khoản ngân hàng

·         Lịch sử ví điện tử

·         Hồ sơ bán hàng hoặc kinh doanh

·         Hợp đồng cho thuê

·         Chứng từ nhận lãi hoặc cổ tức

·         Hồ sơ thuế nếu có liên quan

·         Các chứng từ thanh toán khác

Phương pháp đối chiếu hiệu quả là đọc từng khoản tiền vào có giá trị đáng kể và gắn cho nó một nguồn.

Ví dụ:

15.000.000 đồng → Lương → Thành viên A

3.000.000 đồng → Công việc tự do → Thành viên A

6.000.000 đồng → Cho thuê phòng → Nguồn thu tài sản

10.000.000 đồng → Chuyển từ tài khoản tiết kiệm → Không phải nguồn thu mới

Sau khi phân loại toàn bộ dòng tiền, những khoản không giải thích được chính là tín hiệu cần kiểm tra tiếp.

Tuy nhiên, sao kê cũng không phải bằng chứng duy nhất. Thu nhập nhận bằng tiền mặt có thể không xuất hiện trong tài khoản, trong khi một khoản chuyển khoản lại có thể chỉ là tiền vay. Vì vậy, cách đáng tin cậy hơn là kết hợp danh mục do từng thành viên khai báo với dữ liệu giao dịch và chứng từ liên quan.

Chuẩn hóa những nguồn thu không phát sinh hằng tháng

Một gia đình có thể có mức lương tương đối ổn định nhưng vẫn nhận nhiều khoản thu theo quý, theo mùa hoặc một vài lần trong năm.

Nếu chỉ quan sát một tháng, những nguồn này biến mất khỏi bức tranh thu nhập. Nếu quan sát đúng tháng được nhận thưởng, thu nhập lại có vẻ cao bất thường.

Để so sánh và lập ngân sách, nên quy đổi các khoản về cùng một kỳ.

Công thức cơ bản:

Thu nhập bình quân tháng = Tổng thu nhập của kỳ ÷ Số tháng trong kỳ

Ví dụ, một người nhận:

·         Lương thực nhận 15 triệu đồng/tháng

·         Thưởng 24 triệu đồng/năm

·         Thu nhập công việc phụ 12 triệu đồng/năm

Thu nhập từ lương trong năm là:

15 × 12 = 180 triệu đồng

Tổng thu nhập năm:

180 24 12 = 216 triệu đồng

Thu nhập bình quân tháng:

216 ÷ 12 = 18 triệu đồng/tháng

Con số 18 triệu giúp mô tả năng lực tạo thu nhập bình quân tốt hơn việc chỉ ghi mức lương 15 triệu đồng.

Tuy nhiên, bình quân không đồng nghĩa với tiền chắc chắn nhận được mỗi tháng. Khoản thưởng có thể được nhận một lần, công việc phụ có thể không tiếp tục và thu nhập kinh doanh có thể biến động.

Vì vậy, bảng tổng hợp nên giữ thêm thông tin về tần suất và mức độ ổn định thay vì chỉ còn một con số bình quân.

Lập bảng tổng hợp để kiểm tra toàn bộ nguồn thu

Sau khi đã rà soát từng thành viên, phân loại dòng tiền và chuẩn hóa kỳ tính, nên đưa tất cả dữ liệu vào một bảng duy nhất.

Một cấu trúc đơn giản có thể gồm:

Bảng này thực hiện hai chức năng cùng lúc.

Thứ nhất, nó cho biết tổng tiền. Thứ hai, nó cho biết chất lượng của tổng tiền đó. Hai gia đình cùng có thu nhập bình quân 40 triệu đồng/tháng nhưng một gia đình nhận phần lớn từ lương cố định, còn gia đình kia phụ thuộc vào doanh thu biến động sẽ có cấu trúc nguồn thu rất khác nhau.

Khi tổng hợp, nên giữ riêng ít nhất ba nhóm:

·         Thu nhập thường xuyên

·         Thu nhập không thường xuyên nhưng có thể xác định

·         Thu nhập biến động hoặc chưa chắc chắn

Cách phân nhóm này tránh việc một khoản thu lớn nhưng bất thường làm người đọc hiểu sai khả năng thu nhập ổn định của gia đình.

Kiểm tra lần cuối để tránh thiếu và tính trùng nguồn thu

Một bảng tổng hợp chưa nên được coi là hoàn chỉnh ngay sau phép cộng đầu tiên.

Cần kiểm tra lại từ hai hướng.

Kiểm tra từ nguồn thu xuống: Mỗi thành viên và mỗi nguồn đã biết đều phải xuất hiện trong bảng.

Kiểm tra từ dòng tiền lên: Những khoản tiền vào trong kỳ cần được giải thích và phân loại, đặc biệt là các khoản lớn hoặc lặp lại.

Có thể sử dụng trình tự kiểm tra cuối cùng:

1.    Liệt kê tất cả thành viên nằm trong phạm vi tính

2.    Liệt kê tất cả nguồn tiền của từng thành viên

3.    Phân loại công việc, kinh doanh, tài sản và nguồn khác

4.    Kiểm tra những khoản không phát sinh đều

5.    Đối chiếu với sao kê và chứng từ

6.    Loại tiền vay, chuyển khoản nội bộ và các khoản không phải thu nhập

7.    Kiểm tra một nguồn có bị ghi ở hai nơi hay không

8.    Quy đổi các khoản về cùng kỳ tính

9.    Tách nguồn ổn định khỏi nguồn biến động

10.  Cộng lại tổng thu nhập sau khi hoàn tất phân loại

Điểm đáng chú ý là không nên bắt đầu bằng câu hỏi “tổng cộng có bao nhiêu tiền?”. Nếu danh mục nguồn chưa đầy đủ, phép cộng dù chính xác đến đâu vẫn cho kết quả sai.

Muốn xác định đầy đủ nguồn thu gia đình, trình tự đáng tin cậy hơn là:

Xác định phạm vi → Rà soát từng người → Liệt kê từng nguồn → Đối chiếu dòng tiền → Loại khoản không phải thu nhập → Chuẩn hóa kỳ tính → Kiểm tra trùng lặp → Tổng hợp

Nhờ cách tiếp cận này, tổng thu nhập không chỉ là một con số ước lượng dựa trên tiền lương mà trở thành một bức tranh có thể kiểm tra được về toàn bộ nguồn tiền mà gia đình thực sự tạo ra trong kỳ.