Cách lập ngân sách gia đình dễ thực hiện và duy trì

Một nguyên tắc tham khảo thường được nhắc đến là 50/30/20: khoảng 50% thu nhập cho nhu cầu thiết yếu, 30% cho mong muốn và 20% cho tiết kiệm hoặc mục tiêu tài chính. CFPB sử dụng mô hình này trong các tài liệu giáo dục tài chính, nhưng đây nên được xem là điểm tham chiếu, không phải tỷ lệ bắt buộc cho mọi gia đình.

Điều quyết định khả năng duy trì ngân sách là mức phân bổ có phù hợp với thu nhập, nghĩa vụ tài chính, thời điểm thanh toán và thói quen chi tiêu thực tế của chính gia đình hay không.

Bắt đầu từ dòng tiền thực tế, không từ một ngân sách lý tưởng

Bước đầu tiên khi lập ngân sách gia đình là xác định chính xác tiền thực nhận và tiền thực chi.

Consumer.gov hướng dẫn quy trình cơ bản theo thứ tự: liệt kê hóa đơn và các khoản chi, xác định thu nhập rồi lấy thu nhập trừ tổng chi phí. Với người không nhận thu nhập đều hằng tháng, tài liệu này còn đề xuất có thể lấy tổng thu nhập của năm trước chia cho 12 để tạo một mức ước tính theo tháng.

Trong thực tế, gia đình nên bắt đầu bằng dữ liệu của ít nhất một tháng thay vì cố đoán xem mình “nên” tiêu bao nhiêu. CFPB cũng khuyến nghị theo dõi thu nhập và chi phí trước khi xây dựng ngân sách dòng tiền.

Có thể ghi lại bốn nhóm thông tin:

·         Thu nhập thực nhận của các thành viên

·         Các khoản phải trả cố định như nhà ở, học phí, khoản vay, điện nước

·         Các khoản biến động như thực phẩm, đi lại, ăn ngoài, mua sắm

·         Các khoản không xuất hiện hằng tháng nhưng có thể dự đoán trước

Ví dụ, một gia đình nhận 30 triệu đồng mỗi tháng nhưng thường chi 22 triệu cho các nhu cầu cơ bản thì việc cố áp dụng ngay tỷ lệ “50% cho nhu cầu thiết yếu” sẽ không phản ánh thực tế. Điều cần làm trước tiên là nhận diện rằng cấu trúc chi phí hiện tại đang dành khoảng 73% thu nhập cho nhóm này, sau đó mới xem khoản nào có thể thay đổi.

Đây cũng là lý do ngân sách nên được xây dựng từ thực trạng trước, mục tiêu sau. Nếu con số ban đầu quá xa đời sống thật, khả năng ngân sách bị bỏ sau vài tuần sẽ cao hơn đơn giản vì gia đình liên tục phải phá vỡ chính những giới hạn mình đã đặt ra.

Chia ngân sách thành ít nhóm nhưng mỗi nhóm phải có chức năng rõ ràng

Một bảng ngân sách với hàng chục danh mục có thể cho cảm giác rất chính xác, nhưng lại làm tăng công sức ghi chép. Với phần lớn gia đình, có thể bắt đầu từ bốn nhóm chức năng.

Chi phí thiết yếu

Đây là các khoản gia đình khó hoặc không thể bỏ trong ngắn hạn, chẳng hạn nhà ở, thực phẩm cơ bản, điện nước, học tập, chăm sóc sức khỏe và đi lại cần thiết.

Điểm cần lưu ý là “thiết yếu” không đồng nghĩa với “không thể điều chỉnh”. Tiền thuê nhà có thể rất khó thay đổi trong tháng này, nhưng chi phí thực phẩm hoặc phương tiện đi lại đôi khi vẫn có khoảng linh hoạt.

Chi tiêu linh hoạt

Đây là những khoản có thể tăng giảm mà không làm gián đoạn nhu cầu cơ bản của gia đình, chẳng hạn ăn ngoài, giải trí, mua sắm không cấp thiết hoặc nâng cấp dịch vụ.

Nhóm này tạo ra vùng điều chỉnh đầu tiên khi ngân sách mất cân đối. Nếu gộp toàn bộ chi tiêu linh hoạt với chi phí thiết yếu, gia đình sẽ khó nhận ra phần nào thực sự có thể cắt giảm.

Tiết kiệm và mục tiêu tài chính

Khoản này dành cho những nhu cầu tương lai đã xác định, chẳng hạn quỹ dự phòng, một khoản mua sắm lớn, học tập của con hoặc mục tiêu tài chính khác.

Một cách vận hành dễ hơn là coi tiết kiệm như một khoản phân bổ ngay khi có thu nhập thay vì chờ đến cuối tháng xem còn bao nhiêu. Các tài liệu của Investor.gov cũng khuyến khích việc chuyển một khoản tiền định kỳ vào quỹ dự phòng như một cách hình thành thói quen tiết kiệm.

Khoảng đệm ngân sách

Khoảng đệm không nhất thiết là một mục tiêu tài chính dài hạn. Nó là phần tiền chưa phân bổ hết để hấp thụ những sai lệch nhỏ như tiền điện cao hơn dự kiến, giá thực phẩm thay đổi hoặc một khoản chi nhỏ phát sinh.

Nếu mọi đồng thu nhập đều được phân bổ tới giới hạn tuyệt đối ngay từ đầu tháng, chỉ một khoản phát sinh cũng có thể khiến kế hoạch mất cân đối. Khoảng đệm giúp ngân sách có khả năng thích nghi thay vì buộc gia đình phải lập lại toàn bộ kế hoạch.

Đưa các khoản chi không đều vào ngân sách trước khi chúng trở thành “phát sinh”

Một trong những nguyên nhân khiến ngân sách tưởng như hợp lý nhưng thường xuyên bị vượt là gia đình chỉ tính các khoản xuất hiện hằng tháng.

Nhiều chi phí không xảy ra mỗi tháng nhưng cũng không thực sự bất ngờ: bảo dưỡng xe, học phí theo kỳ, đồ dùng đầu năm học, sửa chữa nhà, lễ Tết, quà tặng hoặc một khoản thanh toán theo năm.

Cách xử lý là quy đổi chúng thành khoản chuẩn bị định kỳ.

Giả sử gia đình dự kiến cần 12 triệu đồng cho một khoản chi sau 12 tháng. Thay vì xem 12 triệu đồng đó là vấn đề của tháng cuối cùng, ngân sách có thể dành khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng từ trước.

Cơ chế này có hai lợi ích. Thứ nhất, chi phí lớn được phân tán thành những khoản nhỏ dễ hấp thụ hơn. Thứ hai, gia đình nhìn thấy nghĩa vụ tương lai ngay trong quyết định chi tiêu hiện tại.

CFPB cũng có công cụ lập kế hoạch theo năm dành cho trường hợp thu nhập hoặc chi phí biến động, bởi một ngân sách chỉ nhìn từng tháng có thể bỏ sót các khoản theo mùa hoặc không thường xuyên.

Cần phân biệt nhóm này với quỹ khẩn cấp. Chi phí học kỳ tới đã biết trước không phải tình huống khẩn cấp. Quỹ khẩn cấp dành cho những sự kiện khó dự đoán như mất thu nhập hoặc một khoản sửa chữa lớn bất ngờ. FDIC và Investor.gov đều xem dự phòng cho các tình huống bất ngờ là một thành phần quan trọng trong quản lý tài chính cá nhân.

Tách hai loại tiền này giúp gia đình không liên tục lấy quỹ khẩn cấp để thanh toán cho những khoản thực ra có thể dự báo từ trước.

Đặt giới hạn chi tiêu theo mức có thể duy trì

Một ngân sách dễ duy trì không nhất thiết phải là ngân sách tiết kiệm tối đa.

Giả sử gia đình hiện chi 5 triệu đồng mỗi tháng cho một nhóm chi tiêu linh hoạt. Đặt ngay giới hạn 2 triệu đồng có thể tạo ra một kế hoạch rất đẹp nhưng đòi hỏi thay đổi hành vi quá lớn. Một mức giảm nhỏ hơn nhưng thực hiện đều có thể phù hợp hơn.

Có thể sử dụng tỷ lệ 50/30/20 như một phép so sánh:

·         Khoảng 50% cho nhu cầu

·         Khoảng 30% cho mong muốn

·         Khoảng 20% cho tiết kiệm hoặc mục tiêu tài chính

CFPB trình bày tỷ lệ này như một “rule to live by” trong tài liệu giáo dục tài chính. Vì hoàn cảnh mỗi hộ gia đình khác nhau, giá trị hữu ích nhất của nó là cung cấp một mốc kiểm tra cấu trúc ngân sách, không phải kết luận rằng mọi ngân sách lệch khỏi tỷ lệ này đều sai.

Chẳng hạn, một gia đình đang dành 65% thu nhập cho nhu cầu thiết yếu không nhất thiết phải lập tức ép con số xuống 50%. Câu hỏi hữu ích hơn là:

·         Khoản nào thực sự cố định

·         Khoản nào có thể thương lượng hoặc thay đổi

·         Mức tiết kiệm hiện tại có đủ để đạt mục tiêu không

·         Gia đình có đang chi cho mong muốn nhiều hơn mức mình thực sự coi trọng không

Như vậy, tỷ lệ trở thành công cụ chẩn đoán thay vì một khuôn cứng.

Một ngân sách thực tế cũng cần chấp nhận rằng từng tháng có thể khác nhau. Gia đình có con đi học có thể chi nhiều hơn vào đầu năm học; tháng có lễ hoặc du lịch có thể tăng chi tiêu linh hoạt. Điều cần giữ ổn định không phải từng con số tuyệt đối mà là nguyên tắc phân bổ và khả năng bù lại sau biến động.

Quản lý cả thời điểm tiền vào và tiền ra

Một gia đình có thể có tổng thu nhập tháng lớn hơn tổng chi phí nhưng vẫn thiếu tiền vào một thời điểm nhất định.

Ví dụ, lương của hai vợ chồng về ngày 10 và ngày 25 trong khi tiền thuê nhà, học phí và một số hóa đơn đều đến hạn đầu tháng. Xét trên tổng tháng, ngân sách vẫn dương. Xét trên dòng tiền đầu tháng, gia đình lại có thể thiếu tiền.

Đây là khác biệt giữa ngân sách tổng và ngân sách dòng tiền.

CFPB mô tả ngân sách dòng tiền là cách theo dõi cả số tiền lẫn thời điểm thu nhập và chi phí xuất hiện, thường có thể chia theo tuần. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi thu nhập không đều, theo mùa hoặc chỉ xuất hiện một lần.

Vì vậy, sau khi lập ngân sách tháng, gia đình có thể thêm một bước đơn giản: đặt các khoản thu và chi lớn lên lịch.

Ví dụ:

·         Ngày 5: Thanh toán tiền nhà

·         Ngày 10: Nhận lương

·         Ngày 15: Thanh toán học phí

·         Ngày 20: Thanh toán thẻ hoặc khoản vay

·         Ngày 25: Nhận nguồn thu thứ hai

Nếu nhìn thấy một tuần có nguy cơ âm tiền mặt, gia đình có thể chuẩn bị trước thay vì phát hiện khi hóa đơn đã đến hạn.

Với thu nhập thất thường, nguyên tắc càng quan trọng. Consumer.gov gợi ý dùng dữ liệu thu nhập của cả năm trước để tạo mức thu nhập tháng ước tính khi người nhận tiền không được trả đều mỗi tháng.

Trong trường hợp biến động lớn, một kế hoạch theo tuần hoặc theo năm thường cung cấp nhiều thông tin hơn một con số “thu nhập trung bình tháng” đơn lẻ.

Biến ngân sách thành một quy trình chung của gia đình

Ngân sách thất bại không phải lúc nào cũng vì phép tính sai. Nhiều kế hoạch trở nên khó duy trì vì việc quản lý phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ và ý chí của một người.

Có thể giảm phần việc đó bằng một hệ thống đơn giản.

Trước hết, những khoản cố định nên được tự động hóa khi điều kiện thanh toán cho phép. Khoản tiết kiệm định kỳ cũng có thể được chuyển ngay khi nhận thu nhập thay vì phụ thuộc vào quyết định cuối tháng. Việc tự động chuyển tiền vào tiết kiệm là một trong những cách được các tài liệu giáo dục của Investor.gov đề cập để xây dựng quỹ dự phòng.

Tiếp theo, không nhất thiết phải ghi từng giao dịch nếu phương pháp đó khiến gia đình nhanh chóng bỏ cuộc. Có thể theo dõi số dư của một vài nhóm chính, chẳng hạn:

·         Chi phí thiết yếu

·         Chi tiêu linh hoạt

·         Mục tiêu tài chính

·         Khoảng đệm

Quan trọng hơn là các thành viên sử dụng cùng một nguyên tắc. Nếu một người đang cố giữ giới hạn ăn ngoài nhưng người còn lại không biết giới hạn đó tồn tại, bảng ngân sách dù chi tiết đến đâu cũng khó vận hành.

Gia đình cũng nên thống nhất trước những quyết định cần trao đổi. Chẳng hạn, các khoản nhỏ nằm trong ngân sách linh hoạt có thể tự quyết, trong khi một khoản mua sắm lớn cần được bàn trước. Mục tiêu là giảm số lần phải “xin phép” nhau với những chi tiêu bình thường nhưng vẫn tạo một điểm kiểm soát cho các quyết định có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách chung.

Cuối cùng, hãy tạo một lịch rà soát đủ ngắn để có thể lặp lại. Một buổi kiểm tra định kỳ chỉ cần trả lời vài câu hỏi:

·         Thu nhập thực tế có khác dự kiến không

·         Nhóm nào đang vượt kế hoạch

·         Có khoản không định kỳ nào sắp đến

·         Khoảng đệm còn bao nhiêu

·         Có cần thay đổi phân bổ cho phần còn lại của tháng không

Theo dõi chi tiêu và xem lại ngân sách để dùng dữ liệu tháng hiện tại cho kế hoạch tháng tiếp theo cũng là cách tiếp cận được Consumer.gov hướng dẫn trong công cụ ngân sách của họ.

Khi ngân sách bị lệch, hãy điều chỉnh kế hoạch thay vì bỏ kế hoạch

Một ngân sách thực tế phải giả định rằng sẽ có tháng không đi đúng dự kiến.

Nếu chi tiêu vượt kế hoạch, bước đầu tiên không phải là cắt đồng loạt mọi nhóm. Cần xác định nguyên nhân của phần chênh lệch.

Nếu tiền điện cao hơn bình thường, đó có thể là biến động trong một khoản thiết yếu. Nếu ăn ngoài tăng nhiều, vấn đề nằm ở nhóm linh hoạt. Nếu tháng nào cũng phải lấy tiền dự phòng trả học phí hoặc bảo dưỡng xe, nguyên nhân có thể là ngân sách đang bỏ sót các khoản chi định kỳ không theo tháng.

Mỗi nguyên nhân cần một cách điều chỉnh khác nhau.

Với khoản biến động nhất thời, có thể dùng khoảng đệm. Với khoản liên tục vượt mức, cần sửa ngân sách cơ sở. Với một chi phí dự đoán được nhưng ít xuất hiện, nên tạo khoản tích lũy riêng. Với thu nhập và thời điểm thanh toán không khớp nhau, cần chuyển sang quản lý dòng tiền theo tuần.

CFPB nhấn mạnh rằng ngân sách dòng tiền nên đặt các mục tiêu thực tế và tập trung vào những khoản mà người lập ngân sách có khả năng thay đổi.

Điều đó dẫn đến một nguyên tắc quan trọng: ngân sách không phải cam kết rằng gia đình sẽ dự đoán chính xác mọi khoản chi; ngân sách là hệ thống giúp phát hiện sai lệch đủ sớm để điều chỉnh.

Một gia đình có thể bắt đầu rất đơn giản: ghi lại thu nhập thực nhận, chia tiền vào bốn nhóm lớn, chuẩn bị trước cho những khoản không đều, giữ một khoảng đệm và rà soát định kỳ. Khi dữ liệu thực tế cho thấy cấu trúc nào không phù hợp, hãy sửa chính cấu trúc đó thay vì cố ép đời sống gia đình vào con số ban đầu.

Lập ngân sách gia đình dễ duy trì không phụ thuộc vào việc bảng tính chi tiết đến đâu mà phụ thuộc vào việc kế hoạch có phản ánh đúng dòng tiền thật hay không. Tỷ lệ như 50/30/20 có thể là điểm tham chiếu hữu ích, nhưng ngân sách cuối cùng vẫn phải thích nghi với chi phí thiết yếu, thu nhập, mục tiêu và thời điểm thanh toán của từng gia đình.

Khi gia đình tính cả các khoản không đều, giữ một vùng đệm, tự động hóa những phần có thể tự động và xem việc rà soát là một phần bình thường của quy trình, ngân sách sẽ bớt giống một bộ quy tắc phải tuân thủ và trở thành công cụ giúp cả nhà quyết định tiền nên được dùng vào đâu.