Quản lý tài chính gia đình và vai trò của hệ thống chung

Điều này đặc biệt quan trọng khi tài chính không còn thuộc về một cá nhân duy nhất. Trong gia đình, tiền thường được tạo ra bởi nhiều người nhưng lại phục vụ đồng thời cho chi phí sinh hoạt, nghĩa vụ chung, nhu cầu riêng, khoản dự phòng và những mục tiêu dài hạn. Nếu mỗi thành viên chỉ quản lý phần của mình mà không có một lớp thông tin chung, gia đình vẫn có thể có thu nhập tốt nhưng thiếu khả năng trả lời những câu hỏi cơ bản: tổng nguồn lực hiện có là bao nhiêu, tháng này phải dành tiền cho việc gì, khoản nào đã được cam kết, mục tiêu nào đang được ưu tiên và rủi ro nào chưa được chuẩn bị.

Một hệ thống chung giải quyết chính khoảng trống đó. Hệ thống không nhất thiết đồng nghĩa với việc gộp toàn bộ tiền vào một tài khoản. Bản chất của nó là tạo ra một cơ chế thống nhất để các thành viên nhìn cùng một bức tranh, sử dụng cùng những nguyên tắc và biết ai chịu trách nhiệm với từng phần của tài chính gia đình.

Quản lý tài chính gia đình không chỉ là kiểm soát chi tiêu

Một cách hiểu phổ biến là quản lý tài chính gia đình đồng nghĩa với lập ngân sách hoặc theo dõi xem mỗi tháng đã tiêu bao nhiêu tiền. Đây là một phần quan trọng, nhưng chưa phản ánh toàn bộ vấn đề.

Ngân sách chủ yếu trả lời câu hỏi tiền dự kiến sẽ đi đâu. Quản lý tài chính rộng hơn: nguồn tiền nào đang có, khi nào tiền về, nghĩa vụ nào phải thanh toán, khoản nào cần tích lũy, quyết định nào phải được thống nhất và gia đình sẽ ứng phó thế nào khi thực tế khác với kế hoạch.

CFPB mô tả ngân sách dòng tiền theo hướng theo dõi thời điểm thu nhập đi vào và chi phí đi ra, bao gồm chi tiêu thường ngày, hóa đơn và tiết kiệm. Điều này cho thấy chỉ biết tổng thu nhập và tổng chi phí chưa đủ; thời điểm phát sinh dòng tiền cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán.

Ở cấp độ rộng hơn, OECD coi hiểu biết tài chính là sự kết hợp của nhận thức, kiến thức, kỹ năng, thái độ và hành vi giúp con người đưa ra quyết định tài chính có thông tin. Dữ liệu khảo sát của OECD cũng cho thấy mức hiểu biết tài chính cao có quan hệ với mức độ an sinh và khả năng chống chịu tài chính cao hơn, sau khi đã tính đến các đặc điểm kinh tế - xã hội.

Vì vậy, quản lý tài chính gia đình nên được nhìn như một hệ thống ra quyết định về tiền, thay vì một cuốn sổ ghi chi tiêu.

Vì sao một gia đình cần hệ thống tài chính chung?

Khi chỉ có một người sử dụng tiền, phần lớn thông tin tài chính có thể tồn tại trong đầu người đó. Khi có hai hoặc nhiều người cùng tạo thu nhập, cùng chi tiêu và cùng chịu trách nhiệm cho các mục tiêu chung, cấu trúc trở nên phức tạp hơn.

Một người có thể biết tiền điện đã được thanh toán nhưng người còn lại không biết. Một người đang dành tiền cho kỳ nghỉ trong khi người kia cho rằng khoản dư nên được dùng để trả nợ. Một khoản tiền trong tài khoản có thể trông giống tiền có thể chi tiêu, mặc dù thực tế đã được dành cho học phí, bảo hiểm hoặc một hóa đơn chưa đến hạn.

Vấn đề ở đây không nhất thiết là thiếu tiền. Đó là thiếu một nguồn thông tin và nguyên tắc ra quyết định chung.

Hệ thống chung tạo ra ba thay đổi quan trọng.

Thứ nhất, nó chuyển thông tin tài chính từ trạng thái phân tán sang trạng thái có thể nhìn thấy. Các thành viên không còn phải suy đoán về tổng thu nhập, nghĩa vụ hoặc tiến độ của mục tiêu chung.

Thứ hai, hệ thống chuyển các quyết định lặp lại thành nguyên tắc. Thay vì mỗi lần có tiền dư lại tranh luận xem nên tiết kiệm, chi tiêu hay trả nợ, gia đình có thể xác định trước thứ tự ưu tiên.

Thứ ba, hệ thống tạo khả năng phối hợp. Khi mọi người hiểu cùng một bức tranh, quyết định cá nhân có thể được đặt trong tác động đối với tài chính chung.

Đó là lý do một gia đình có thể quản lý nhiều tài khoản ngân hàng nhưng vẫn có một hệ thống tài chính duy nhất. Ngược lại, việc dùng chung một tài khoản chưa chắc đã tạo thành hệ thống nếu không có nguyên tắc, trách nhiệm và thông tin thống nhất.

Một hệ thống chung cần kết nối những gì?

Một hệ thống tài chính gia đình có thể được tổ chức theo nhiều cách, nhưng về bản chất cần kết nối bốn thành phần: thông tin, mục tiêu, nguyên tắc phân bổ và trách nhiệm.

Bức tranh dòng tiền chung

Gia đình cần biết tiền đến từ đâu và phải đi đâu.

Phần này bao gồm thu nhập, chi phí sinh hoạt, các khoản thanh toán định kỳ, nghĩa vụ nợ, tiết kiệm và những khoản chi không xuất hiện đều mỗi tháng. Theo OECD, tiết kiệm hộ gia đình về bản chất là phần thu nhập hộ gia đình không được sử dụng cho tiêu dùng cuối cùng.

Khái niệm này rất đơn giản nhưng có ý nghĩa vận hành quan trọng: tiết kiệm không phải thứ tự động xuất hiện vì thu nhập cao. Nó chỉ tồn tại khi một phần nguồn lực không bị tiêu dùng và được giữ lại cho mục đích tương lai.

Mục tiêu tài chính được thống nhất

Tiền chỉ có thể được phân bổ hợp lý khi các thành viên biết gia đình đang ưu tiên điều gì.

Mục tiêu có thể ở nhiều khoảng thời gian khác nhau: thanh toán nghĩa vụ trong tháng, tạo khoản dự phòng, chuẩn bị một khoản chi lớn hoặc tích lũy cho mục tiêu dài hạn. Một mục tiêu chung không bắt buộc mọi thành viên phải có cùng sở thích tài chính; nó chỉ yêu cầu những khoản ảnh hưởng đến cả gia đình được nhận diện và ưu tiên rõ ràng.

Nguyên tắc phân bổ tiền

Hệ thống cần trả lời trước những câu hỏi lặp đi lặp lại: khoản nào phải được thanh toán trước, bao nhiêu tiền được giữ cho mục tiêu chung, khoản chi nào thuộc trách nhiệm cá nhân và trường hợp nào cần trao đổi trước khi chi.

Không có một tỷ lệ phân bổ duy nhất phù hợp với mọi gia đình. Thu nhập, số người phụ thuộc, chi phí nhà ở, nợ, độ ổn định nghề nghiệp và mục tiêu đều làm thay đổi cấu trúc hợp lý.

Vì vậy, những công thức ngân sách theo tỷ lệ nên được xem là khung tham khảo, không phải chuẩn bắt buộc.

Trách nhiệm và nhịp kiểm tra

Một hệ thống chỉ tồn tại trên thực tế khi có người cập nhật thông tin và có thời điểm xem xét lại.

Điều này không có nghĩa một người phải kiểm soát mọi khoản tiền. Gia đình có thể phân chia trách nhiệm: một người theo dõi hóa đơn, một người cập nhật bảng tổng hợp, hoặc cả hai cùng kiểm tra định kỳ.

Điểm quan trọng là trách nhiệm phải rõ. Khi mọi người đều nghĩ người khác đang quản lý một việc, hệ thống dễ xuất hiện khoảng trống.

Hệ thống chung giúp tổ chức tiền bạc hiệu quả bằng cơ chế nào?

Lợi ích của hệ thống không đến từ bản thân bảng tính, ứng dụng hay tài khoản ngân hàng. Nó đến từ việc hệ thống thay đổi cách thông tin được sử dụng trước khi quyết định được đưa ra.

Cơ chế đầu tiên là tăng khả năng quan sát. Một con số số dư ngân hàng không cho biết toàn bộ số tiền đó có thể sử dụng. Khi các nghĩa vụ và mục tiêu đã được ghi nhận, gia đình có thể phân biệt tiền đang có với tiền thực sự còn khả dụng.

Cơ chế thứ hai là giảm quyết định ngẫu hứng. Khi các ưu tiên đã được thiết lập trước, mỗi khoản thu nhập mới không cần được phân bổ lại từ đầu. Gia đình có thể biến một phần quyết định tài chính thành quy trình lặp lại.

Cơ chế thứ ba là phát hiện chênh lệch sớm. Nếu chi phí thực tế tăng hoặc thu nhập giảm, hệ thống cho phép nhìn thấy tác động trước khi vấn đề lan sang những nghĩa vụ khác.

Cơ chế thứ tư là tạo khả năng chuẩn bị cho bất định. CFPB định nghĩa quỹ khẩn cấp là khoản dự trữ tiền mặt dành riêng cho những chi phí ngoài kế hoạch hoặc tình huống tài chính khẩn cấp. Cơ quan này lưu ý rằng nếu không có tiết kiệm, ngay cả một cú sốc tài chính tương đối nhỏ cũng có thể gây khó khăn và có thể dẫn đến việc phải sử dụng tín dụng hoặc vay nợ.

Vì thế, hiệu quả của quản lý tài chính không nên chỉ được đánh giá bằng câu hỏi “tháng này có tiêu vượt ngân sách hay không”. Một hệ thống tốt còn phải cho biết gia đình có đủ khả năng nhìn thấy nghĩa vụ, duy trì ưu tiên và thích ứng khi hoàn cảnh thay đổi hay không.

Hệ thống chung không có nghĩa là mọi khoản tiền đều phải dùng chung

Đây là một trong những điểm dễ bị hiểu sai nhất.

Một gia đình có hệ thống chung vẫn có thể duy trì tài khoản riêng, khoản chi tiêu cá nhân và mức độ tự chủ nhất định cho từng thành viên. “Chung” ở đây trước hết nói về hệ thống thông tin và nguyên tắc phối hợp, không bắt buộc nói về quyền sở hữu của từng đồng tiền.

Có thể hình dung ba lớp:

·         Tiền phục vụ nghĩa vụ chung

·         Tiền dành cho mục tiêu chung

·         Tiền thuộc phạm vi tự quyết của từng thành viên

Cách phân chia cụ thể phụ thuộc vào hoàn cảnh. Điều quan trọng là ranh giới phải được hiểu giống nhau.

Nếu mọi khoản tiền bị gộp lại nhưng một người không biết tiền được sử dụng thế nào, hệ thống thiếu minh bạch. Nếu mọi khoản đều tách riêng nhưng các thành viên vẫn biết tổng nghĩa vụ, thống nhất đóng góp và theo dõi mục tiêu chung, gia đình vẫn có thể vận hành theo một hệ thống rõ ràng.

Do đó, không nên đồng nhất quản lý tài chính chung với việc một người kiểm soát tài chính của những người còn lại. Một hệ thống bền vững cần hỗ trợ phối hợp và khả năng ra quyết định, không biến minh bạch thành công cụ kiểm soát cá nhân.

Gia đình có thể bắt đầu bằng một hệ thống tối thiểu

Không cần bắt đầu bằng một mô hình tài chính phức tạp. Giá trị đầu tiên của hệ thống đến từ việc tạo ra một phiên bản đủ đơn giản để mọi người thực sự sử dụng.

Trước hết, gia đình có thể tổng hợp các nguồn thu nhập và những khoản phải chi trong một chu kỳ thông thường. Cần phân biệt chi phí cố định, chi phí biến đổi, nghĩa vụ tài chính và các khoản không phát sinh hàng tháng nhưng có thể dự đoán.

Tiếp theo, xác định những mục tiêu đang cạnh tranh nguồn tiền với nhau. Khi một khoản tiền dư xuất hiện, hệ thống phải cho biết nó được ưu tiên cho dự phòng, mục tiêu đã định hay chi tiêu linh hoạt.

Sau đó, thống nhất cách ghi nhận thông tin. Công cụ có thể chỉ là bảng tính, ứng dụng hoặc một tài liệu dùng chung. Công cụ nào được chọn ít quan trọng hơn việc mọi thành viên liên quan có thể hiểu cùng một dữ liệu.

Cuối cùng, thiết lập một nhịp xem xét định kỳ. Cuộc kiểm tra không cần biến thành việc soi từng giao dịch. Mục tiêu là trả lời những câu hỏi có giá trị hơn: dòng tiền có đang đi đúng kế hoạch không, khoản nào thay đổi, mục tiêu nào chậm tiến độ và quyết định nào cần điều chỉnh.

Việc sử dụng một cấu trúc quản lý có thể tạo ra thay đổi hành vi đáng kể. Trong đánh giá chương trình giáo dục tài chính Money Smart của FDIC, tỷ lệ người dùng báo cáo sử dụng ngân sách tăng từ 57% lên 69%; tỷ lệ tiết kiệm thường xuyên tăng từ 52% lên 62%, còn tỷ lệ có khoản tiết kiệm khẩn cấp tăng từ 66% lên 71%. Những con số này không chứng minh rằng một phương pháp ngân sách cụ thể sẽ tạo cùng kết quả cho mọi gia đình, nhưng chúng cung cấp bằng chứng rằng các công cụ và kiến thức quản lý có cấu trúc có thể đi cùng với sự thay đổi trong hành vi tài chính.

Giá trị lớn nhất của hệ thống là tạo một “bức tranh chung”

Một gia đình không nhất thiết gặp khó khăn tài chính vì thiếu kiến thức về từng sản phẩm tài chính. Nhiều vấn đề xuất hiện đơn giản vì các quyết định đúng ở cấp độ cá nhân lại không được phối hợp ở cấp độ gia đình.

Người thứ nhất có thể tiết kiệm. Người thứ hai cũng có thể tiết kiệm. Nhưng nếu hai người đang tiết kiệm cho hai ưu tiên khác nhau trong khi một nghĩa vụ chung sắp đến hạn, tổng thể vẫn chưa được quản lý.

Hệ thống chung tạo ra tầng phối hợp mà những hành vi tài chính riêng lẻ không thể tự tạo.

Ở tầng này, gia đình biết:

·         Nguồn lực nào đang có

·         Nghĩa vụ nào đã được cam kết

·         Mục tiêu nào cần ưu tiên

·         Khoản nào có thể sử dụng linh hoạt

·         Rủi ro nào cần chuẩn bị

·         Khi nào kế hoạch cần được điều chỉnh

OECD nhấn mạnh rằng năng lực tài chính không chỉ liên quan đến kiến thức mà còn bao gồm kỹ năng, thái độ và hành vi cần thiết để đưa ra quyết định tài chính có thông tin, đồng thời liên hệ năng lực này với khả năng chống chịu và an sinh tài chính. Vì vậy, hệ thống chung có giá trị khi nó biến hiểu biết thành một quy trình ra quyết định có thể lặp lại trong đời sống gia đình.

Quản lý tài chính gia đình về bản chất là quản lý cách nguồn lực tài chính được nhìn thấy, phân bổ và sử dụng để phục vụ nhu cầu cũng như mục tiêu chung. Ghi chép chi tiêu, lập ngân sách hay sử dụng ứng dụng chỉ là những công cụ nằm bên trong quá trình đó.

Một hệ thống chung cần thiết vì tài chính gia đình là bài toán của nhiều dòng tiền, nhiều nghĩa vụ và nhiều người cùng ra quyết định. Hệ thống tạo một bức tranh thống nhất về tiền, xác lập nguyên tắc phân bổ, làm rõ trách nhiệm và giúp gia đình phát hiện sớm những chênh lệch trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Điểm quan trọng không phải mọi thành viên phải gộp toàn bộ tiền bạc hoặc có cùng thói quen chi tiêu. Điều cần có là một cơ chế đủ rõ để mọi người biết tài chính chung đang ở đâu, tiền đang phục vụ mục tiêu nào và quyết định hôm nay ảnh hưởng thế nào đến khả năng tài chính của gia đình trong tương lai.

Cần có tài khoản chung mới được xem là quản lý tài chính gia đình theo hệ thống?

Không. Tài khoản chung chỉ là một công cụ. Gia đình có thể giữ nhiều tài khoản riêng nhưng vẫn có hệ thống chung nếu thông tin về nghĩa vụ, đóng góp, mục tiêu và nguyên tắc sử dụng tiền được thống nhất.

Thu nhập cao có làm giảm nhu cầu quản lý tài chính gia đình?

Không nhất thiết. Thu nhập cao làm tăng nguồn lực nhưng không tự động xác định cách nguồn lực được phân bổ. Khi nghĩa vụ, mức sống và mục tiêu cùng tăng, thiếu hệ thống vẫn có thể dẫn đến việc không biết phần tiền nào thực sự khả dụng.

Hệ thống tài chính gia đình có cần quá chi tiết không?

Không. Mức chi tiết chỉ nên đủ để hỗ trợ quyết định. Nếu việc ghi chép quá phức tạp khiến các thành viên không duy trì được, hệ thống có thể mất giá trị dù thiết kế ban đầu rất đầy đủ.

Quỹ dự phòng nằm ở đâu trong hệ thống tài chính chung?

Quỹ dự phòng là một phần nguồn lực được tách riêng để xử lý chi phí hoặc biến cố ngoài kế hoạch. CFPB lưu ý rằng mức dự phòng phù hợp phụ thuộc vào hoàn cảnh của từng người và ngay cả một khoản nhỏ cũng có thể tạo thêm mức độ an toàn tài chính.