Những khoản thuộc chi phí cá nhân trong gia đình

Cách nhìn này giúp phân biệt trách nhiệm đối với một khoản chi với người trực tiếp thanh toán khoản chi. Một người có thể đứng tên hóa đơn điện nhưng điện vẫn là chi phí chung; ngược lại, một món đồ được thanh toán từ tài khoản gia đình chưa chắc đã nên trở thành trách nhiệm chung nếu nó chủ yếu phục vụ sở thích riêng.

Trong hướng dẫn lập ngân sách, Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) cũng khuyến nghị phân biệt nhu cầu, nghĩa vụ với mong muốn. Cơ quan này xếp các khoản như tiền thuê nhà hoặc trả khoản vay mua nhà, tiện ích, chăm sóc sức khỏe và chăm sóc trẻ em vào nhóm nghĩa vụ điển hình, trong khi một số dịch vụ hoặc tiêu dùng tùy chọn có thể thuộc nhóm mong muốn. Cách phân loại đó chưa quyết định ai trong gia đình phải trả, nhưng tạo ra một nền tảng quan trọng: mức độ cần thiết và mức độ tùy ý của khoản chi phải được xem xét trước khi xác định trách nhiệm cá nhân hay trách nhiệm chung.

Dùng tiêu chí nào để xác định một khoản là chi phí cá nhân?

Tiêu chí đầu tiên là người hưởng lợi chính. Nếu giá trị của khoản chi gần như chỉ thuộc về một thành viên và việc không phát sinh khoản đó không làm giảm khả năng vận hành bình thường của gia đình, đây là dấu hiệu mạnh cho thấy khoản chi nên thuộc trách nhiệm cá nhân.

Tiêu chí thứ hai là quyền lựa chọn và kiểm soát mức chi. Hai người đều cần quần áo, điện thoại hoặc phương tiện đi lại, nhưng một người có thể chủ động lựa chọn phiên bản đắt hơn nhiều so với mức gia đình cần. Khi phần chi phí tăng thêm xuất phát từ sở thích, thương hiệu, tiện nghi hoặc tiêu chuẩn riêng, phần tăng thêm có cơ sở để được xem là chi phí cá nhân.

Tiêu chí thứ ba là nguồn gốc của nghĩa vụ. Khoản chi hình thành từ quyết định riêng trước đó hoặc từ một cam kết mà thành viên tự đưa ra khác với khoản chi được cả gia đình cùng thống nhất. Việc phân biệt nguồn gốc đặc biệt hữu ích với các khoản trả góp, dịch vụ dài hạn, hỗ trợ người thân hoặc các cam kết tài chính định kỳ.

Cuối cùng là mức độ cần thiết đối với hộ gia đình. Một khoản có thể chỉ do một người sử dụng trực tiếp nhưng vẫn cần thiết cho nguồn thu, việc chăm sóc con hoặc sinh hoạt của cả nhà. Trong trường hợp đó, việc gọi toàn bộ khoản chi là “cá nhân” chỉ vì có một người sử dụng sẽ làm sai bản chất.

Vì vậy, câu hỏi thực tế không phải là “món này của ai?”, mà là: Ai hưởng lợi chính, ai quyết định mức chi, khoản này có cần cho gia đình hay không và nghĩa vụ được tạo ra bởi cá nhân hay bởi quyết định chung?

Những khoản nào nên thuộc trách nhiệm riêng của từng thành viên?

Chi tiêu theo sở thích và nhu cầu giải trí riêng

Các khoản phục vụ sở thích mà những thành viên khác không cùng sử dụng thường là nhóm dễ tách nhất. Ví dụ có thể là một dịch vụ giải trí chỉ một người đăng ký, vật dụng cho thú vui cá nhân, nội dung số trả phí hoặc những hoạt động giải trí riêng.

Lý do không nằm ở việc những khoản này “không quan trọng”, mà ở chỗ người sử dụng có quyền quyết định gần như toàn bộ về việc có chi hay không và chi ở mức nào. Nếu đưa toàn bộ vào ngân sách chung, một thành viên có thể phải tài trợ cho lựa chọn mà mình không tham gia và không có quyền kiểm soát.

Ngoại lệ xuất hiện khi sở thích đã trở thành hoạt động chung của gia đình. Một dịch vụ ban đầu chỉ một người sử dụng nhưng sau đó cả nhà cùng dùng thường không còn mang tính cá nhân hoàn toàn.

Phần nâng cấp vượt nhu cầu chung

Nhiều khoản không thể xếp hoàn toàn vào cá nhân hoặc hoàn toàn vào chi chung. Cách xử lý hữu ích là tách mức cơ bản cần thiết khỏi phần nâng cấp do lựa chọn riêng.

Chẳng hạn, gia đình có thể thống nhất rằng một thành viên cần điện thoại để liên lạc và làm việc. Chi phí ở mức phù hợp với nhu cầu đó có thể được ngân sách chung hỗ trợ. Nếu người này muốn chọn thiết bị hoặc gói dịch vụ cao hơn đáng kể vì sở thích cá nhân, phần chênh lệch có thể do chính người đó chịu.

Cơ chế này cũng áp dụng với quần áo, thiết bị điện tử, phương tiện hoặc nhiều dịch vụ khác. Nó tránh hai cực đoan: bắt cá nhân tự trả toàn bộ một nhu cầu thực sự phục vụ gia đình, hoặc bắt ngân sách chung gánh toàn bộ một lựa chọn nâng cấp không cần thiết.

Các cam kết tài chính do cá nhân tự tạo

Một nghĩa vụ do một thành viên tự quyết định thường nên bắt đầu từ giả định rằng người đó chịu trách nhiệm, trừ khi gia đình đã thống nhất nhận nghĩa vụ ấy vào ngân sách chung.

Điều này có thể áp dụng với một số khoản trả góp cho nhu cầu riêng, dịch vụ dài hạn do cá nhân đăng ký hoặc cam kết tài chính được đưa ra mà không có thỏa thuận trước với những người cùng quản lý ngân sách.

Điểm quan trọng là không nên chuyển một nghĩa vụ riêng thành nghĩa vụ chung chỉ vì sau đó người thực hiện cam kết gặp khó khăn. Gia đình hoàn toàn có thể hỗ trợ, nhưng hỗ trợ có chủ đích khác với việc mặc nhiên coi khoản đó là chi chung.

Quà tặng, giao tiếp xã hội và hỗ trợ do cá nhân quyết định

Quà tặng cho bạn bè riêng, các cuộc gặp gỡ xã hội cá nhân hoặc một khoản hỗ trợ mà chỉ một thành viên tự cam kết thường phù hợp hơn với ngân sách riêng.

Ranh giới thay đổi khi khoản chi đại diện cho cả gia đình. Quà cưới được hai vợ chồng cùng thống nhất, khoản thăm hỏi nhân danh gia đình hoặc một nghĩa vụ hỗ trợ đã được đưa vào kế hoạch chung không nên bị đẩy hoàn toàn sang người trực tiếp thực hiện giao dịch.

Do đó, tiêu chí vẫn là ai tạo ra cam kết và khoản chi đại diện cho cá nhân hay cho cả hộ gia đình, chứ không phải tên người nhận tiền.

Chi phí phát triển cá nhân không được xác định là nhu cầu chung

Khóa học, thiết bị chuyên môn, hoạt động phát triển nghề nghiệp hoặc các khoản phục vụ mục tiêu cá nhân có thể thuộc trách nhiệm riêng khi chúng chủ yếu phản ánh lựa chọn của một thành viên.

Tuy nhiên, không nên mặc định mọi chi phí liên quan đến nghề nghiệp đều là chi cá nhân. Nếu khoản đó cần thiết để một người duy trì công việc đang tạo thu nhập cho hộ gia đình và đã được cả nhà coi là một phần của kế hoạch tài chính chung, tính chất của nó có thể khác.

Chính điều kiện này cho thấy việc phân loại theo tên danh mục thường kém chính xác hơn phân loại theo mục đích, lợi ích và thỏa thuận.

Những khoản nào không nên bị đẩy sang chi phí cá nhân?

Một khoản chỉ nên tách riêng khi bản chất của nó thực sự mang tính cá nhân. Việc một thành viên là người sử dụng nhiều hơn hoặc là người đứng tên hóa đơn chưa đủ để biến khoản đó thành trách nhiệm riêng.

Các chi phí duy trì nơi ở, điện nước và các tiện ích cơ bản của hộ gia đình là ví dụ rõ. CFPB xem tiền nhà, tiện ích, chăm sóc sức khỏe và chăm sóc trẻ em là những nghĩa vụ điển hình khi đánh giá ngân sách. Với một gia đình, ai sẽ đóng góp bao nhiêu vào những nghĩa vụ đó là một vấn đề khác; nhưng về bản chất, chúng không nên tự động bị coi là sở thích riêng của người trực tiếp thanh toán.

Tương tự, thực phẩm dùng chung, vật dụng thiết yếu cho nhà ở, chi phí chăm sóc người phụ thuộc hoặc những khoản đã được các thành viên thống nhất để phục vụ sinh hoạt chung nên nằm ở phía ngân sách gia đình.

Một hiểu nhầm phổ biến là xem người phát sinh giao dịch đồng nghĩa với người phải chịu chi phí. Nếu một người thường xuyên đi siêu thị, trả hóa đơn hoặc mua đồ cho con, việc để toàn bộ giao dịch xuất hiện dưới tên người đó không làm những khoản ấy trở thành chi phí cá nhân.

Chiều ngược lại cũng đúng. Việc một khoản được thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản chung không tự động chứng minh rằng khoản ấy nên do cả gia đình chịu. Phân loại cần dựa trên mục đích của chi phí trước, nguồn tiền thanh toán sau.

Xử lý khoản vừa phục vụ cá nhân vừa phục vụ gia đình thế nào?

Các khoản “lai” thường là nơi dễ phát sinh tranh luận nhất vì cả hai cách nhìn đều có phần hợp lý. Thay vì buộc phải chọn một trong hai nhãn cá nhân hoặc chung, gia đình có thể chia trách nhiệm theo phần lợi ích.

Một cách đơn giản là ngân sách chung chịu mức cơ bản, cá nhân chịu phần chênh lệch do lựa chọn riêng. Gia đình cần một phương tiện ở mức nhất định nhưng một thành viên muốn phiên bản đắt hơn; cần một thiết bị để làm việc nhưng người sử dụng muốn cấu hình cao hơn cho sở thích riêng; cần một gói liên lạc nhưng chọn thêm dịch vụ không phục vụ nhu cầu chung. Trong các trường hợp như vậy, phần cơ bản và phần nâng cấp có thể được xử lý khác nhau.

Với chi phí có cả mục đích gia đình lẫn mục đích cá nhân nhưng khó tách theo từng giao dịch, có thể dùng một mức đóng góp hoặc hạn mức đã thống nhất trước. Mục tiêu không phải đo chính xác tuyệt đối từng đồng, mà tạo ra một quy tắc đủ rõ để cùng một loại chi phí được xử lý nhất quán qua nhiều tháng.

Không cần cố tìm một tỷ lệ “chuẩn” để áp dụng cho mọi gia đình. Cơ cấu thu nhập, trách nhiệm chăm sóc, nhu cầu sinh hoạt và ưu tiên của từng hộ khác nhau. Hữu ích hơn là bắt đầu từ dữ liệu chi tiêu thực tế. CFPB khuyến nghị lập ngân sách theo mức chi hiện tại, xem lại nhiều tháng để không bỏ sót những khoản ít phát sinh như bảo hiểm, y tế, học phí, quà tặng hoặc chi phí theo mùa.

Khi đã nhìn thấy dữ liệu thực tế, gia đình có thể xác định khoản nào thực sự cần một quy tắc chia riêng, thay vì xây dựng một hệ thống quá phức tạp cho những khoản rất nhỏ.

Tách chi phí cá nhân khỏi chi chung bằng cơ chế nào?

Việc phân loại chỉ có tác dụng khi được chuyển thành một cơ chế thanh toán dễ duy trì. Một hệ thống quá chi tiết có thể chính xác trên giấy nhưng lại khiến các thành viên phải thương lượng lại từng giao dịch.

Có thể triển khai theo năm bước:

1.    Xác định trước các nhóm chi chung bắt buộc, gồm những khoản cần thiết cho sinh hoạt và những cam kết mà gia đình đã cùng chấp nhận

2.    Xác định các nhóm chi cá nhân rõ ràng, đặc biệt là sở thích riêng, dịch vụ riêng, phần nâng cấp và các cam kết do cá nhân chủ động tạo ra

3.    Đặt quy tắc cho khoản lai, chẳng hạn ngân sách chung chịu mức cơ bản còn cá nhân thanh toán phần chênh lệch

4.    Tách nguồn tiền vận hành, để chi phí chung được thanh toán từ phần ngân sách chung đã thống nhất còn chi tiêu cá nhân nằm trong phần tiền mỗi người tự quản lý

5.    Rà soát theo chu kỳ và khi hoàn cảnh thay đổi, thay vì tranh luận lại nguyên tắc sau từng giao dịch

Cơ chế này tách hai vấn đề thường bị trộn vào nhau: khoản chi thuộc loại nào và mỗi người phải đóng góp bao nhiêu tiền cho ngân sách chung.

Một gia đình có thể thống nhất rằng tiền điện là chi chung nhưng không nhất thiết mỗi người phải chịu đúng một nửa. Tương tự, một khoản được xác định là chi cá nhân vẫn có thể được gia đình hỗ trợ trong một giai đoạn đặc biệt. Phân loại trách nhiệm và công thức đóng góp là hai lớp quyết định khác nhau.

Việc tách hai lớp này giúp cuộc trao đổi tài chính cụ thể hơn. Thay vì tranh luận “có công bằng không?”, các thành viên có thể xác định trước tiên khoản đó thuộc cá nhân, chung hay hỗn hợp; sau đó mới áp dụng nguyên tắc đóng góp mà gia đình đã thống nhất.

Khi nào nguyên tắc phân chia cần được điều chỉnh?

Không nên coi danh mục chi phí cá nhân là một bộ quy tắc cố định vĩnh viễn. Tính chất của cùng một khoản có thể thay đổi khi hoàn cảnh gia đình thay đổi.

Nếu một thành viên tạm thời giảm thu nhập để chăm sóc con hoặc đảm nhận nhiều công việc không tạo thu nhập trực tiếp cho gia đình, việc tiếp tục yêu cầu người đó tự chịu mọi khoản theo cơ chế cũ có thể không còn phù hợp. Trong trường hợp này, bản chất của từng khoản chi vẫn có thể được giữ nguyên, nhưng cách gia đình hỗ trợ hoặc phân bổ nguồn tiền có thể thay đổi.

Điều tương tự xảy ra khi thất nghiệp, sức khỏe thay đổi, trách nhiệm chăm sóc tăng lên hoặc một khoản chi cá nhân trở nên cần thiết cho nguồn thu chung. Điều chỉnh trong những trường hợp này không có nghĩa hệ thống phân loại trước đó sai; nó phản ánh việc điều kiện áp dụng đã thay đổi.

Với thành viên phụ thuộc tài chính, đặc biệt là trẻ em, cũng không nên áp dụng máy móc nguyên tắc “chi cho ai thì người đó chịu”. Quần áo, học tập, chăm sóc sức khỏe và nhu cầu thiết yếu của người phụ thuộc về bản chất vẫn nằm trong trách nhiệm ngân sách của gia đình, dù vật phẩm hoặc dịch vụ chỉ được một người sử dụng.

Vì vậy, một hệ thống tốt cần đủ ổn định để không phải thương lượng lại mọi khoản nhỏ, nhưng cũng đủ linh hoạt để thay đổi khi thu nhập, vai trò chăm sóc hoặc mục đích sử dụng của khoản chi thay đổi đáng kể.

Những khoản nên thuộc trách nhiệm riêng của từng thành viên thường là chi phí chủ yếu phục vụ lợi ích cá nhân, có mức chi do cá nhân tự kiểm soát và không phải nghĩa vụ cần thiết của gia đình. Sở thích riêng, dịch vụ riêng, phần nâng cấp vượt nhu cầu chung và các cam kết tài chính do cá nhân tự tạo là những nhóm điển hình.

Ngược lại, chi phí cần thiết cho sinh hoạt hộ gia đình, người phụ thuộc hoặc các mục tiêu đã cùng thống nhất không nên bị biến thành chi cá nhân chỉ vì một người đứng tên hoặc trực tiếp sử dụng. Với khoản vừa có lợi ích chung vừa có lợi ích riêng, cách hợp lý hơn là tách mức cơ bản khỏi phần lựa chọn thêm.

Điểm cốt lõi của việc quản lý chi phí cá nhân trong gia đình vì thế không phải chia mọi hóa đơn thành hai phần bằng nhau, mà là thiết lập một nguyên tắc nhất quán: phân loại theo mục đích và quyền lựa chọn trước, xác định người thanh toán và mức đóng góp sau.